機關文字材料的問題總結歸納
機關文字材料的問題總結歸納
目前，機關文字材料質量不高是個不爭的事實。質量不高的文字材料有各種各樣的毛病，歸納起來大致有以下十種。分析這些毛病，有助於我們在材料寫作中有意識地減少或避免這些毛病。下面是本站小編收集整理的機關文字材料的問題總結歸納，歡迎大家閲讀。
目前，機關文字材料質量不高是個不爭的事實。質量不高的文字材料有各種各樣的毛病，歸納起來大致有以下十種。分析這些毛病，有助於我們在材料寫作中有意識地減少或避免這些毛病。
一是不要“攤煎餅”，要“挖油井”。有些材料的架子搭得很大，面鋪得很寬，疊牀架屋，層次和條條太多。看上去內容很全面、很系統，實際上非常散亂。有些同志在思考和安排文字材料的總體框架時，總想把一個單位、一次會議、一項活動、一次試點的情況反映得全而又全，生怕把所做的工作和成績埋沒了。須知，政府是高度集中統一的，
一項工作佈置下來，各單位的工作套路基本相同，具體做法大同小異。如果脱離不了“黨委重視”“領導掛帥”“加強指導”“形成合力”“發動羣眾”“典型引路”“狠抓落實”這一套模式化的東西，就很難給人留下印象。許多時候，不是工作本身沒有特色，而是寫材料的同志沒有發現特色、抓住特色、突出特色。於是，在貪大求全、寧多毋少心理的驅使下，面面俱到、平分秋色。這樣做的結果是處處兼顧、處處薄弱，即使有一些新穎的做法和經驗，也被雷同化的敍述淹沒了。
總結也好，彙報也好，講話也好，不在於你説了什麼，而在於受文者聽到了什麼、記住了什麼。比如，關於會議和文件的貫徹落實情況，閉着眼也知道，不外乎：黨委專題研究，原原本本傳達，成立領導小組，深入單位幫抓，聯繫實際找差距，針對問題定措施，檢查指導促落實;然後是：這個進步、那個提高，這個完善、那個改進。這樣的彙報和總結只能是例行公事，沒有多少實際意義。壓強定律告訴我們：當壓力一定的時候，受力面越小，壓強越大。
寫材料也是這樣，要想打深烙印，就要跳出“求全”的思維定勢，收縮正面、突岀重點，抓住本質、體現特色。要把力量集中起來，像挖坑道、掘深井一樣，從一點進入，實施縱深突破。這樣寫出的材料才會有力度、有深度。安排材料結構要從實際出發，不要疊牀架屋、密密麻麻，裏三層、外三層，搞得過於繁雜。三個問題能説清楚的，就不寫四個問題;四個問題能説清楚的，就不寫五個問題。“無三不成文”其實是個陋習，要敢於突破“三三制”的模式，不能認為條條多、篇幅大就是有分量。
二是不要“趨同化”，要“有個性”。這些年，我們在機關材料寫作中講創新講得最多，重複雷同的東西出得也最多。有人戲稱是“講創新不遺餘力、雷同化俯拾即是”。看文件也好，翻刊物也好，總感到大同小異、似曾相識。首先是標題雷同。如調研材料，不是對某某問題的調查與思考，就是從X看需要解決的幾個問題。經驗材料，往往是突出幾個“性”，抓住幾個“字”，搞好幾個“結合”，處理幾個“關係”，做到幾個“加強”。
工作總結，一開始必定是“在上級黨委、領導的正確領導和上級業務部門的幫助指導下，堅持以X為統攬，以X為牽引，以X為目標，以X為依據，認真貫徹落實X精神，按照X的工作思路，加強X，狠抓X，圓滿完成了X任務”。其次是情況雷同，問題雷同，特點雷同，觀點雷同，論證角度雷同，對策措施雷同。再次是寫作手法雷同。有些材料，從大標題到層次結構、進入角度乃至語言表述，都如出一轍。
一旦出現一種新穎的寫法，馬上羣起效仿，很快出現“流行結構”“流行語言”。造成雷同的原因很多。一是模仿所致。寫材料的新手往往從模仿開始，結構模仿，觀點模仿，語言也模仿。現在供模仿用的各種公文寫作範本特別多，大有氾濫成災之勢，其中精品不多、次品不少，結果是，好的東西被模仿了，不好的東西也藉機流傳、“貽害四方”。
二是懶惰所致。有的同志怕動腦、圖省事，不願下功夫闢新徑、走新路。有的認為，機關就像個材料“加工廠”，材料天天寫，篇篇寫出新意談何容易?索性就“幾年一貫制”吧，既省力又保險。應當承認，要寫出有見地、有新意、能抓住人的好材料確實不容易。但“不容易”不等於“做不到”。作為機關幹部，尤其是經常從事文字工作的同志，要刻苦學習、鋭意進取，努力培養和提高自己的創新思維能力，有意識地在以下幾個方面努力：一是擺脱習慣性思維方法和條條框框的限制，從本本和老經驗中跳出來，用發散思維進行分析、思考，始終保持創新熱情。
二是勇於否定自己，對自己寫的東西要多問幾個“行不行”，不要輕易肯定、自我陶醉，以至於形成思維定勢，使思路展不開、框框跳不出。三是請教同行，在討論和碰撞中推陳出新。接受重要的寫作任務後，找一些思想敏鋭的同志共同探討，大家各抒己見，在思想的碰撞中形成好的寫作思路和觀點。四是經常關注和研究新形勢、新動態、新情況、新問題，對老情況老問題要善觀察、勤思考，同中求異，推陳出新。
三是不要“走老路”，要“開新篇”。機關公文有很多種，功用不同，要求也不同。有的文書，如請示、命令、通知、通報，能把事情説明白就行。有的材料，像工作指示、工作總結、調查報告、領導講話，則應有新的觀點。有新思路、新思想、新措施，才能啟發人、教育人、鼓舞人。通篇陳詞濫調、老生常談的公文，不僅起不到應有的作用，還會讓人生厭。
文書是用來指導工作的，要使工作有創造性，前提是計劃、部署、指導工作的文書有創造性。模仿他人，重複舊文，怎能有創造性?寫學術文章講究的是有新觀察、新見解、新思想，寫大型文字材料也是這樣，不能寫成事例的羅列、素材的堆積，像白開水一樣平淡無味。觀點陳舊和套話連篇是攣生兄弟。沒有新話可説，必然用套話充數。近些年來廣為流行的機關話語病，包括正確的廢話、漂亮的空話、嚴謹的套話。正確的廢話，就是那些你挑不出毛病也抓不住把柄但又毫無意義的話。
漂亮的空話，就是不鹹不淡、沒有內容、缺乏營養的話。説多説少一個樣，説與不説一個樣。在機關行文中，那些原則來原則去不着實調的話，雲裏霧裏不得要領的話，包括那些看似搶眼、實則空泛的新話，都是漂亮的空話。嚴謹的套話，是指那些長此以往形成固定套路的語言模式，包括因循慣例的套話、配套成龍的套話。嚴謹的套話在公務場合使用頻率極高，多見於大會講話、總結匯報、經驗介紹等書面材料或口頭陳述中。
大話、空話、套話與廢話沒有多大區別，大而不實即為空，空而有序即為套，大話、空話、套話説到底都是正確的廢話。套話多，組成套話的詞彙的使用頻率就高，最常用的有：搞、要、性、抓、狠抓、必須、堅持、注重、大力、加強、提高、突出、切實、發揮、反覆、高度、結合、關係、完善、確保、充分、深入、務必、得力、可靠。這些詞不僅使用頻率高，而且不斷疊加：“堅持”的前面加上“務必”“始終”“注重”“加強”“發揮”“提高”的前面加上“大力”“切實”或“進一步”“落實”前面加上“確保”“真正”“務必”;等等。
四是不要“差不多”，要“有根據”。事實清楚、提法準確是公文寫作的基本要求。所謂事實清楚，就是無論是報告工作、請示問題，還是通報情況、總結工作，基本事實都要清楚明白、準確無誤。造成事實不準的原因各不相同。有的瞭解情況不深不細，沒有把事實搞清楚，這是工作作風方面的問題。有的故意掩蓋真實情況，這是思想作風方面的問題。
比如，事實本來是清楚的，但寫材料的同志感到不太理想，力度不夠，於是加以剪裁、移植和嫁接，使之理想化。有的是故意把清楚的事實弄得含混不清，誤導受眾，卻又不留把柄。比如，“在X和X組織的演講比賽中X次奪魁”。試問：其中X組織的演講比賽有幾次?X組織的演講比賽有幾次?執筆者心裏是清楚的，只怕本級組織的演講比賽層次太低，説出去“含金量”不夠，便做了“藝術”加工，把三級組織的比武混到一起説，讓人聽起來感到事蹟很過硬。
再如，“先後X次立功受獎”“在《人民日報》《X報》《X報》等報刊發表文章X多篇”等，都是故意把事實弄得含混不清的典型手法。“提法”不當是另一種“不準”。文書的一個重要功能是統一思想、統一行動、部署工作、指導工作，所以公文中的“提法”務必準確，不準就會產生誤導。一旦形成誤導，不僅會造成工作損失，還會損害機關的威信。
提法是觀點的集中表現，必須跟黨的方針政策保持一致，符合政府法規，不要亂提口號、亂提要求、亂提標準。絕對化、片面化是“不準”的另一種表現。例如，“二十年如一日”“把全部精力用在了事業上”“X是當前和今後一個時期的戰略任務”。有的同志慣常把正在做的事強調到不適當的高度，抓住一點、不及其餘，説什麼就什麼最重要，無論強調什麼工作，都是主要領導是“第一責任人”，都要“一票否決”，等等。
五是不要“四不像”，要“真麒麟”。有的文字材料主題確定後，在寫作中偏離主題，腦體分家，文題不符，大標題往這裏使勁，層次標題往那裏使勁，上下錯位，南轅北轍。比如，有份X工作總結，其中有個標題是“正確處理抓X與抓X的關係”。第一個層次，是過去沒處理好兩者關係的教訓以及對這一問題的認識，即“認識是如何統一的”。接下來，本該談在實踐中如何妥善處理二者關係，解決哪些矛盾，使之互相促進，實現良性循環。
但是，接下來的三個層次再也不提“處理關係”之事，而是大談怎樣抓好X。如怎樣X、X，實行X;怎樣處理工學矛盾，保證到課率;怎樣開展互幫互學、崗位練兵;怎樣組織考核，促進學習落實;最後是在上級組織的考核中獲得何種成績，等等。顯然，這些內容遠遠偏離了主題，處理二者關係只是他們的認識起點和思想前提，全部內容是“如何搞好機關自身”，而不是“如何處理抓X與抓X的關係”。
筆者見過一份經驗材料，毛病與此相似。材料中有個二級標題是：“注重實踐鍛鍊、提高X隊伍整體素質是發揮X職能作用的基礎工程”。這是個判斷句式，接下來的論述應該着重回答二者的因果聯繫，但下面的論述並沒有回答提高X隊伍整體素質對發揮X職能作用的影響，以及為什麼要把提高X隊伍整體素質作為“基礎工程”，而是寫了這樣四層意思：一是注重提高政治素質;二是着力改善知識結構;三是大力強化業務技能;四是努力增強指導能力。
標題是“為什麼”，敍述的卻是“怎麼辦”，文與題南轅北轍。這份材料的毛病出在標題上，把標題由判斷句式改為祈使句(表述做法)就可以了，如“把提高X隊伍整體素質作為發揮X職能作用的基礎工程”，或者“通過實踐鍛鍊提高X隊伍的整體素質”。注意：前一個標題是經驗材料的標題，後一個標題是彙報材料的標題。
六是不要“空殼子”，要“實芯子”。機關文字材料有一個共同的要求，就是內容充實、素材厚實。現在有些材料看了以後覺得有骨頭沒肉，乾巴巴的，主要就是因為缺少情況和素材，泛泛而論，空洞無力。有的同志撰寫機關文字材料，不是先掌握素材再提煉觀點，而是憑着對情況的一知半解，生生地“造”出幾個觀點，把架子拉起來，然後硬着頭皮往下寫。
由於缺少素材，行文中不得不停下來“找米下鍋”，找不到素材就“事不夠、議論湊”，這就難免把材料寫成“注水文章”。公文主要是説“事”，不能像學術文章那樣只從理論上分析問題。現在有些公文，空泛的議論多，管用的對策少;上篇文章“精彩”，下篇文章“乏彩”;從議論到議論，總在道理層面打轉轉，老是飄在空中，落不到地面，提不出指導性、操作性比較強的要求，因而看了以後不知道該怎麼做。比如，有份材料講要用理論指導實踐，對兩者結合的重要性和這方面存在的問題及其危害寫得都很充分，但沒有寫怎樣做。
後來，領導在修改時加了一段：首先，要深入實際，調查研究，瞭解和掌握真實情況，切實做到心中有數。其次，要注意運用科學的思想方法觀察問題，分析問題，把問題的原因搞清，把矛盾的癥結找準，把握事物的本質。再次，要善於做結合的文章，把理論原則與軍事工作實際很好地結合起來，創造性開展工作。有了這三點，操作性就比較強了，材料的指導性就體現出來了。
七是不要“辨不明”，要“論得清”。有些文字材料，特別是調查報告、工作總結和彙報材料，沒有明確的主題，分觀點很多，但沒有一條主線貫穿其中。由於缺乏統率材料的鮮明觀點，整篇公文雜亂無章，令人讀後不得要領，不知作者究竟想表達什麼意思。
有的調查報告有聞必錄，不厭其煩地羅列大量材料，但沒有中心思想，起的是照相機和錄音機的作用，至於透過這些材料看到什麼，有什麼啟示和對策，一筆帶過。還有的調査報告，不是從整體上反映調查對象的情況，而是用個別代替一般，列舉一些極端的毫無代表性的事例，使人產生錯覺，由“局部真實”導致“全局失真”。
文章的説服力來自觀點和材料的有機結合。觀點是“帥”，材料是“兵”，有兵無帥就不成陣勢。有的公文雖有觀點，但缺少對觀點的論證，讓人感到牽強附會、自説自話。例如，某單位組織了X集訓，結束後給X寫了報告，其中有四條收穫，第一條是“提高了認識，增強了做好X工作的信心”。為説明這個問題，展開了四層意思：一是“政府建設離不開X的指揮和控制”;二是“領導決策的形成與貫徹落實離不開X的謀劃和監督”;三是“單位X工作的實施，關鍵看X的謀劃、指導和協調”;四是“X工作雖然艱苦，但能增長知識、得到鍛鍊”。
最後的結論是：“因此，大家感到當X、做X工作是光榮的。通過集訓，大家對做好今後的X工作普遍充滿了信心。”前三層講的是X工作的重要性，第四層講的是做X工作對個人成長的好處，加在一起，順理成章地應得出什麼結論?應該是：熱愛X這個崗位，增強使命感和責任感，而不是增強信心。信心是什麼?信心是對自身能力的內心體驗，感到自己有能力勝任這項工作，就叫有信心。顯然，以上四條沒有説明這個問題，所以，由此得出“增強信心”的結論是沒有説服力的。這種情況叫做“論證無力”或“用斷語代替論證”，是機關文字材料論證的又一常見病。
八是不要“亂如麻”，要“有章法”。如果説主題是靈魂、材料是血肉的話，結構就是文章的骨骼。主題解決的是“言之有理”的問題，材料解決的是“言之有物”的問題，結構解決的是“言之有序”的問題。結構反映了公文的整體佈局和內部構造。在文章寫作中，除了主題以外，結構是具有全局意義的又一重要因素。
結構方面常見的毛病：一是結構鬆散，這種公文，各個部分之間沒有多少內在聯繫，是用序號生硬地扯到一起的，缺乏親和力、整體感;二是交叉錯亂，構成公文的各個部分不是並列關係，而是包含關係或交叉關係;三是排序混亂，各個部分的關係既不是並列關係，也不是遞進關係，層次的安排既不遵從事物發展的因果聯繫，又不依循事物發展的時間順序，一會兒這樣排，一會兒那樣排，哪一種排法都不能貫徹到底，讓人感到顛三倒四、層次混亂。
下面五個標題是一份材料的一級標題，其他毛病不説，僅看結構方面的問題：(一)熱愛本職，穩定思想。(顯然，這是從政治思想教育方面提出的措施和要求)(二)落實制度，管好裝備。(意思是通過落實制度來管好裝備，屬於工作範疇)(三)艱苦創業，注重建設。(跟第一條的角度差不多，但因簡化不當，使標題文理不通)(四)加強培訓，提高素質。(意思是通過加強培訓來提高幹部素質，屬於工作範疇)(五)努力工作，爭取領導。
(“努力工作”顯然是提出的要求，但“爭取領導”的意思不明，兩者是什麼關係?)綜觀以上五條，我們很難看出其中有什麼內在聯繫，也不知道這幾條是按什麼邏輯關係排列的。結構方面的毛病是全局性的毛病，它使寫作難以順利進行，即使硬寫出來，其內容也很難被受文者正確理解和把握。
九是不要“湊標題”，要求自然。工整、對仗的標題，看着舒服，讀着上口，沒什麼不好，關鍵是表情達意準確，不可刻意追求、硬性拼湊。不少同志寫材料有湊四六句的嗜好。既然是“湊”，就難免以詞害義。例如，有些經驗體會性材料習慣於使用這樣的標題：“X是首要前提，X是關鍵因素，X是根本保證，X是重要措施，X是基本途徑”。
其中可能有幾條是準確的，但一旦走進這個模式便身不由己地拼湊到底，這就很容易牽強附會、同不達意。為了湊字數，有時不得不濫用省略語，容易引起誤解。有些同志習慣於使用“加強領導是前提”“發動羣眾是基礎”“狠抓落實是關鍵”“轉變作風是保證”“改革創新是核心”這樣的標題。句式很統一，但不夠準確。
例如，一篇介紹如何強化練兵動力的經驗材料，列了下面這樣一組標題：(1)職能是X動力的啟動器;(2)差距是X動力的助推器;(3)形勢是X動力的加速器;(4)獎懲是X動力的調節器;(5)榜樣是X動力的感應器。標題所列的五個方面對於激發X動力都是必要的，但作者以比喻的修辭方法把它們跟“啟動器”“助推器”“加速器”“調節器”和“感應器”聯繫起來，意思反倒含混不清了。因為這五個“器”與“職能”“差距”“形勢”“獎懲”“榜樣”並不構成一一對應關係，以此比喻顯得牽強，結果是弄巧成拙。
十是不要“呆板化”，要有靈氣。一篇文章，一份公文，總要傳遞一些信息，如應該怎樣，不應該怎樣，為什麼這樣，等等。這一點一般容易做到。不易做到的是，給人以深刻的教育和啟迪，引導人們向更高更深的層次思考問題。現在許多文字材料有一個通病——枯燥乏味。淺顯的道理反覆講，像一大鍋不放油鹽的蘿蔔青菜，炒來炒去，沒有滋味。有的東抄西摘、嫁接拼湊，為了説明一個觀點，在外圍繞來繞去，如隔靴搔癢，深處的東西觸不到、點不透，引不起思考和共鳴。
機關公文具有理論性、政策性、指導性和規範性等特點，要樸實準確、簡潔明瞭，不要追求華麗的辭藻，也不允許渲染和誇張。但增強可讀性還是必要的。現在有些文字材料，連文通字順都做不到，讀起來語言彆扭、味同嚼蠟，讓人看不下去。有些連起碼的意思都説不清楚。例如，“一些人員航空裝備維修質量管理方法及其所基於的人的認識行為模型不能全面地反映人的行為，因而航空裝備維修質量管理結果難免有失偏頗。”
這段文字出現在公開發行的雜誌裏，誰能讀懂作者的意思?語言缺乏錘鍊，必然宂長累贅。造成宂長累贅的原因：一是不善於用簡短的語言表達深刻的思想和複雜的事物;二是不會掌握材料的界限，因而把不該寫進材料的內容寫了進去。如情況報告應以工作過程和結果為主，如果講道理、談意義、談認識，即使用精練的語言寫，文字也短不下來。有的提出一項舉措後，先講一番道理，而且正面講了反面講。例如，講“更新觀念”，必先講更新觀念的重要意義：觀念決定思路;觀念的轉變是根本的轉變;觀念一變天地寬;只有轉變觀念才能如何如何;如果不轉變觀念就會如何如何，等等。然後再講樹立什麼觀念。這些鋪墊的話寫完再進入正題，文字怎麼能短下來?
以上是公文寫作常見的毛病。公文的種類不同、功用不同，容易犯的毛病也不一樣。一般來説，例行公文的程式性較強，寫作時有所遵循，容易寫好。比較難寫的是領導講話、調查報告、彙報材料、工作指示、工作規劃、經驗材料、情況通報、工作總結、會議紀要等。這些材料給執筆者留下了很大的餘地，因此較難把握，容易出現以上毛病，需要格外注意。
