學社聯辦公室資料管理制度

一、外部檔案（以靠門段開始）

1、牆上：

宣傳部：借用展板情況登記

相關部門：宣傳部

部門職責：各部門相應的職責制度等

相關部門：學社聯所有部門

社團註冊表/簽到表：學期初各協會註冊/會長大會、會長論壇等會長的登記情況

相關部門：辦公室

會議記錄：學社聯幹部會議、各部門會議記錄

相關部門：辦公室、其他部門

備用夾（1個）：按不同時期各部門的需要經申請後可以使用

相關部門：學社聯所有部門

2、文件架內：

活動申請表：左邊放活動申請表，上層是未批的申請表，下層是已批的申請表；右邊為未批活動的相應策劃書

相關部門：辦公室、監察部、公關策劃部、財務部

活動策劃書：已批活動的策劃書

相關部門：辦公室

活動總結：協會活動結束後相應活動的總結

相關部門：辦公室、信息部

信息部：協會相關活動的稿件

相關部門：信息部

監察部評分表：監察部對於各協會活動的評分

相關部門：監察部

備用（2-3個）：按不同時期各部門的需要經申請後可以使用

相關部門：學社聯所有部門

為加強學社聯辦公室的資料管理，方便查閲，特制定如下制度：

1、 文件夾須按上述順序位置放好

2、 各類文件按類別及上述擺放要求放於指定文件夾中，不可混放

3、 辦公室桌上散亂的文件、表格應及時放入相應文件夾中

4、 抽屜中文件須按類別疊放好

5、 及時更新文件夾，將陳舊文件放入相應的檔案袋中，（按文件的有效期，一般為兩週整理一次）

6、 其他部門要使用備用文件夾須向辦公室人員提出申請，經同意後方可使用（聯繫人：）

二、櫃內檔案（順序從上往下）

檔案櫃內資料管理制度

1、 各協會均設一個檔案袋，並按性質分類

2、 檔案櫃內壁上張貼協會資料導向表，便於查閲

3、 檔案袋中資料須按時間順序依次放置

4、 檔案袋上設置標記

5、 學社聯內部資料僅供學社聯內部人員當場查閲，不外借

6、 協會資料僅供學社聯內部人員及協會內部人員當場查閲與複印，不外借

7、 向辦公室借閲資料需詳細記錄在案，包括借用資料名稱、借閲時間，借閲方單位、借閲人名稱、聯繫方式，學社聯經手人姓名及聯繫方式

8、 協會在非值班時間不得借閲資料

備註：若出現以下幾種情況者：

1、私自使用備用文件夾而未申請

2、私自將資料外借

3、不同程度破壞資料

第一次口頭批評並禁止使用辦公室文件資料兩週，第二次則禁止其再次使用辦公室文件資料