公司視頻會議管理制度

為規範視頻會議的使用，保證視頻會議的順利進行，特制定本管理制度，要求如下：

一、會議申請流程及標準
1、各職能部門召開的接口人視頻會議需填寫《視頻會議申請單》（見附件一），分管（副）總裁簽字後交至集團IT部留檔，並將會議通知發送各分公司參會人員及IT接口人，視頻會議後如需要本部門以外的相關部門進行協助或者需要運營督導部進行督導的，請抄送相關部門。

2、集團總監級以上、分公司副總經理以上或全國全員視頻會議均需提前兩個工作日填寫《視頻會議申請單》提交至總裁辦主任處，經總裁辦主任批准同意後，方可將會議通知發送各分公司參會人員及IT接口人，並將該申請單交至集團IT部留檔。

3、總裁辦每季度召開一次全國（全員）視頻會議；
4、集團各職能中心所召開的全國總監級以上視頻會議應由集團總裁辦主任或運營督導總監或培訓總監出席，相關職能部門積極做好後期配合工作。

5、全國全員夥伴視頻會議應由集團培訓中心召集，集團總裁辦主任以上領導主持，並由集團、地方公司IT負責人負責設備的通暢。

二、會議設備及網絡要求
1、各分公司IT接口人必須準備相應設備，如：攝像頭、音箱、話筒（或者耳麥），如有缺失或運行不正常，需提前至少一天在當地自行採購並調試，確保設備可用。

2、會議期間必須保證網絡通暢，開會使用的電腦帶寬需在4M以上，即實際下載速度需保證在200k以上；IT接口人在會議開始之前需檢查當地分公司的網絡狀況，必要時限制其他夥伴的網絡帶寬或直接斷開網絡。

3、集團IT部應提前建立好會議，以保證各分公司在會議召開前30分鐘可以進入會議系統進行調試。

4、各分公司必須根據會議通知的時間，準時上線，IT接口人需在會議召開前30分鐘調試完畢（由於目前大多分工司沒有專職IT，如沒有把握在30分鐘內調試完成，請提前更多的時間進行調試，如有問題可詢問集團IT部，務必保證在規定時間會議系統能正常使用）。

三、獎懲措施以上事項請各分公司提前做好準備，如在會議進行中發現缺少硬件（沒有話筒、沒有視頻），或者沒有準時上線的以及由於網絡狀況導致時常斷線或帶寬不夠的，一律作為缺席處理；分公司總經理、分公司IT、集團IT將承擔三級連帶責任，各成長50元。若由於集團IT部延遲建立會議導致各分公司無法進入會議系統進行調試，集團IT成長100元。

本制度經總裁辦審核批准後下發執行集團IT部二〇一二年四月十日此文件自發布之日起執行。