大數據時代深化高校檔案利用服務的思考

 大數據時代深化高校檔案利用服務的思考

 
［摘要］ 中辦、國辦印發的《意見》中提出要建立健全方便人民羣眾的檔案利用體系，為全方位、深層次、高效率做好高校檔案利用服務提供了理論指導和實踐支持。目前，隨着我國信息化建設的不斷深入，數字信息呈爆炸式增長，高校檔案利用服務工作也步入了大數據時代。面對海量的數據、異構的文檔信息，傳統的檔案利用服務顯然已不能滿足時代需求，如何能夠更好的在《意見》指導下利用大數據無可比擬的信息技術處理優勢來深化高校檔案利用服務體系，值得我們探討與深究。

［關鍵詞］ 大數據時代；
高校檔案；

利用服務

近日，中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關於加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》）中提出要建立健全方便人民羣眾的檔案利用體系，為全方位、深層次、高效率做好高校檔案利用服務提供了理論指導和實踐支持。高校檔案是學校建設和發展過程的客觀見證，完整、準確地反映了學校的歷史和現狀，對高校管理、教學和科研，對維護師生員工的利益，對促進教育事業發展，對服務經濟建設等承擔着不可或缺參考和借鑑作用，對於構建和諧校園具有十分重要的現實意義。

隨着我國信息化建設的不斷深入，數字信息呈爆炸式增長，高校檔案利用服務工作正步入大數據時代。面對海量的數據、異構的文檔信息，傳統的檔案利用服務顯然已不能滿足時代需求，如何能夠更好的利用大數據無可比擬的信息技術處理優勢來提升高校檔案利用服務工作的價值，值得我們探討與深究。

一、大數據時代高校檔案利用服務面臨的衝擊和挑戰

現代信息技術的廣泛應用，極大提高了高校檔案部門的工作效率，但也給高校檔案部門帶來了嚴峻的衝擊和挑戰。大數據時代背景下與傳統的檔案館藏資源相比，數字檔案館館藏量具有載體形式多、數據量大的特點。電子文件數量的暴增，用户需求的個性化、多樣化、高效化、專深化等都對高校檔案利用服務工作提出了新的要求。

1.電子文件數量日益增長，要求新的檔案利用服務方式。

與以往信息貧乏時代不同，在大數據時代，各單位、部門在日常辦公中產生的元數據和文檔信息呈爆炸性增長，而最終作為檔案保存下來的電子文檔也相應的增長，甚至會出現了檔案數據“脹庫”的問題。在互聯網高度發達的當今社會，信息氾濫也給高校檔案利用服務帶來了困難，也就説在進行檔案查詢時，往往所需要的信息會被埋沒在海量的數據中，如何在大量的檔案數據中快速而準確地檢索到所需的信息，是高校檔案利用服務面臨的新問題。此外不同系統之間的檔案數據要進行整合，需要統一的元數據標準，這也是高校檔案利用服務面臨的新挑戰。

目前，以計算機為載體的電子文件在人們的日常工作和生活中大量出現，導致了電子文件在文件材料和檔案資源中的所佔比例迅速上升，高校檔案工作的管理對象不僅有紙質檔案、音像檔案，還包括了電子文件這一新生事物。由於電子文件的整理是利用網絡和計算機進行，因此電子文件的利用對檔案利用服務工作提出了許多新的要求。

電子文件數據具有系統依賴性和非人工識別性等特點，因此必須依賴網絡計算機才能開展電子文件數據的利用服務工作，這對高校檔案專兼職工作人員的計算機應用能力提出了更高的要求。大數據時代，由於電子文件數據具有易複製和易更改的特點，在用户利用電子文件數據資源時，高校檔案部門必須採取有效的手段來保證電子文件數據的信息未被篡改或變更，同時還要保證未公開的電子文件數據在利用過程中不被不合法的複製或傳播。當前，高校檔案部門必須開發出一套全新的針對電子文件數據的管理技術和管理方式。

2.多樣化的需求對高校檔案利用服務工作提出新的要求。

高校檔案部門的用户以高學歷的知識型用户為主，他們往往比普通公眾用户更容易接受新理念，應用新工具。面對海量的信息資源，以及多樣的信息獲取方式，高校檔案用户會率先適應並將新的信息利用模式貫徹於高校資源的利用過程中。他們不再滿足傳統檔案部門必須在規定時間內到規定地點查閲資料的服務方式。同時，他們還需要高校檔案部門能提供基於他們興趣、知識背景等形成的個性化信息服務。為此，高校檔案部門必須深入挖掘用户需求，加大檔案信息加工力度，為用户提供內涵豐富、獲取便捷的檔案資源。與傳統的檔案用户需求相比，大數據時代的檔案用户需求主要有開放服務、互動式服務、研究性服務、社會服務等特點。

這就要求高校檔案部門主動向社會宣傳檔案資源，方便用户瞭解館藏資源內容、館藏資源獲取方式等，並能主動通過各種方式瞭解分析用户需求，提供符合其需求的多樣化服務方式。

二、大數據時代深化高校檔案利用服務的途徑和手段

當前，高校檔案利用服務已經賦予了新的使命和意義，《意見》中提出要用新的服務形式取代過去傳統的服務形式，變“要我服務”為“我要服務”，變被動服務為主動服務，優化資源整合，拓展高校檔案利用服務方式。在大數據時代背景下，我們不僅要進行大量的數據集中進行數據分析，挖掘檔案數據信息之間的關聯，而且要開發檔案信息中藴藏的知識，並通過智能化處理平台服務於用户，最大限度地滿足利用者需求，努力提供“一站式”服務，為社會各項建設服務，實現“檔案管理及內容的價值全面提升” 。

1.創新服務形式，拓展高校檔案利用服務新渠道，

檔案價值必須通過用户的利用才能得以實現，新時期的高校檔案服務對象不再侷限於本校人員或歷史研究者，它突破了地域、職業等方面限制，向社會化方向發展，這就決定了檔案部門要擴大服務理念，為社會公眾服務。同時要與利用者進行互動，通過網絡、問卷調查等方式，瞭解社會公眾關注的熱點和重點，做好檔案查閲服務，完善查閲方式，簡化利用手續，免除利用收費，最大限度滿足利用者需求，我們要主動開發檔案資源，積極提供檔案信息服務，通過報送或推介相關檔案信息、舉辦特色檔案展覽、編輯出版檔案選編、發行音像製品、發佈網絡視頻等多種形式，全方位為社會提供檔案信息服務。

2.加大開發力度，打造高校檔案利用服務新體系

在《意見》指導下，高校檔案利用服務工作人員要加強對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發，提供深層次、高質量檔案信息產品，不斷挖掘檔案的價值，結合校園數字化建設，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，更好為學校中心工作、為領導決策、為社會公眾服務提供參考信息。

檔案的保存和管理是為了利用，在大數據時代，用户對檔案資源的需求已不僅僅侷限於原始的檔案，需求變得更加個性化、多樣化。高校檔案利用服務工作人員要從服務社會公眾出發，根據檔案需求從檔案資源中挑選所需要的信息資源，並通過去偽存真、去粗取精，將檔案資料編撰成深層次、高質量的信息產品，為用户提供全面系統的知識服務，為他們的需求提供基石。檔案編研是檔案工作人員汲取檔案信息精華編制的成果，也可藉助當今信息技術的優勢，樹立互動式服務的新思想，讓社會公眾參與檔案編研,採取雙向支持、資源共享的方式來開展檔案編研服務工作，。信息技術的迅速發展，讓社會公眾可以不受時間和空間的限制，通過網絡獲取到所需信息。這不僅方便社會公眾滿足自己對檔案的需求，同時還方便他們參與檔案編研工作;不僅能彌補檔案工作人員知識結構單一的侷限性、滿足用户日益增長的檔案需求，還能有效地提高社會檔案意識。

另外，高校檔案管理部門，也可以通過高校聯盟、市校合作來舉辦檔案展覽會，通過這種社會服務的方式豐富人們的精神文化生活。同時也可以加強網絡校史館建設，舉辦特色的校史陳列室，例如我校的沈浩精神傳承基地，不僅讓公眾能夠了解沈浩同志自覺踐行科學發展觀的政治品質，還能讓公眾瞭解我校發展的歷史。

3.推進數字檔案館建設，深化高校檔案利用服務新模式

《意見》要求我們要加快推進傳統載體檔案數字化，要把數字檔案館（室）建設列入信息化建設整體規劃，從人力、財力、物力上統籌安排，切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化。數字檔案館是以數字資源為工作對象，它是以知識服務為理念，採用先進的數字信息系統對檔案進行現代化管理，將多元、異構的檔案數據資源集成整合在一起，使之能夠有效地被發現、保存和獲取，並將這些珍貴檔案數據以封裝的標準數據服務或直接訪問接口提供給門户系統以及其他應用系統，實現對檔案資源的一體化管理。在一體化管理系統支撐下，以原始的檔案數據為基礎，通過在線服務系統和到館服務系統，向用户提供不斷更新的服務。它具有業務管理自動化、館藏檔案數字化、信息組織標準化、信息存儲海量化、信息傳遞網絡化和檔案信息社會化等特徵。構建基於大數據時代的高校數字檔案館成為高校檔案利用服務發展的目標。

高校檔案信息一體化管理新系統是由檔案採集體系、資源管理和服務體系構成高校檔案信息化的主流程業務體系，同時還包括基礎設施、技術標準、法規政策和組織機構等構成保障體系。數字檔案館的技術系統具體包括：（1）檔案數據匯聚系統：主要由檔案數據交換系統和檔案編目系統構成。（2）大數據庫一體化管理系統：非結構化數據和異構數據庫的一體化組織，大數據庫在線服務支持系統。（3）在線服務系統：綜合檢索與服務系統，數據與服務網站系統，網絡應用服務系統。（4）前台服務系統：電子閲覽系統，借閲服務系統。（5）實體檔案庫房管理系統：包括實體檔案庫房管理系統和庫房自動監控系統。

4.促進資源共享，構建大數據的高校檔案網絡互動服務新平台

為了學習貫徹《意見》精神、更好開展服務，高校檔案管理部門應該建立一個大數據的高校檔案網絡互動服務新平台。通過這個平台，實現高校檔案館藏信息資源的共享與利用，推動高校檔案館社會化服務的實現。高校檔案部門可以通過網上發佈信息、電子郵件服務、在線播放視頻信息資源、在線查詢目錄等途徑來維護高校檔案信息互動服務新平台，這樣能在較大範圍內實現高校檔案信息資源的共享。從社會服務角度來看，利用網絡手段開展高校檔案社會化服務，使得外地的檔案用户在不受任何時間和地域限制的情況下，及時地獲得自己需要的檔案資源。高校檔案部門通過網絡的強滲透性和高覆蓋率，使廣大用户瞭解檔案館的服務方式、服務範圍和服務性質，從而開發更多檔案隱形用户，激活許多隱形的檔案利用需求，增加了檔案用户的數量，拓展了檔案用户的類型，使原來許多潛在的檔案用户，在網絡傳播過程中變為真實的檔案用户，從而提高了高校檔案的社會認知度和社會利用率。

在這個大數據互動服務平台上,可以通過彰顯高校檔案在社會前進、學校發展 、個人使用中的利用效果,讓用户瞭解高校檔案館存在的價值;通過宣傳介紹館藏情況、內容指南、檢索系統等來展現高校檔案信息資源的豐富;通過發佈各類規章制度主動引導用户利用豐富的檔案信息資源.用户也可以通過這個平台知曉高校檔案館中有何資源為我所用,減少一定的利用盲目性。這個大數據互動服務平台在引導用户的同時，也是在向學校、社會和公眾做自我宣傳，擴大高校檔案的自我影響的機會，從而提升社會地位。

另外，在平台建設中還應提供用户與高校檔案管理人員、用户與用户之間交流協作的大數據網絡空間。檔案用户通過免費註冊賬户登錄平台，向後台工作人員索要所需的檔案信息，後台管理人員在驗證用户身份後，按照用户的利用權限及需求還有檔案開放程度提供不同的回覆，對滿足條件的用户直接提供所需，幫助其鏈接到檔案資源管理軟件中的相關數據庫，提供只讀性全文，或檔案編撰資料，對無權利用的用户可提供別的可替代性檔案資料。如果用户索要的信息本校的實體庫和虛擬庫都沒有，可從高校聯盟網絡數據庫中調取。用户也可以通過平台向後台管理人員提出合理化意見或建議，促使高校檔案管理平台做好相關的檔案服務工作，繼而達到個性化的服務。高校檔案大數據互動服務平台不僅能更好的滿足檔案用户的需求，調動用户的主觀積極性，提高用户的利用能力，還能讓高校檔案工作人員通過這個平台獲取更多的檔案信息和相關動態及新的知識，與檔案用户互補盲點，不斷完善高校檔案利用服務體系。

在當今大數據的網絡信息技術環境中，高校的檔案機構和其他部門一樣，變成了信息系統上的一個節點，或者一個信息資源的集散地或者管理站。因此，目前高校檔案機構應該對自己服務方向進行重新定位，及時調整好自己的服務形式、服務內容、服務策略和服務手段，最大程度利用先進的信息技術來豐富檔案信息資源，使檔案信息在最大程度上為社會所共享與利用。

三、結束語

大數據時代改變了我們的思想觀念，改變了我們的生活方式，在《意見》指導下，我們將繼續深化高校檔案利用服務，牢牢抓住機遇，改進管理，把握檔案的發展趨勢，為檔案用户提供深層次、高質量的服務，為社會各項事業服務。

參考文獻

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