從事辦公廳(室)工作如何提高“三服務”工作水平
從事辦公廳(室)工作如何提高“三服務”工作水平
辦公廳(室)工作有其自身的規律性。從事辦公廳(室)工作時常會面臨一些看似矛盾實則辯證統一的關係。以下三個方面的辯證關係，是工作中經常碰到的事情，總結、處理得好，會極大地提高“三服務”工作水平，反之則相反。
一、胸有成竹與胸無成竹
胸有成竹源於蘇東坡“畫竹必先得成竹於胸中”的論斷。這是説動筆之前一定要醖釀成熟，先有一個生動具體的竹子形象在胸，凝神提筆，畫出來的竹子才真切生動。“胸無成竹 ”出自畫家鄭板橋之口：“文與可畫竹，胸有成竹，鄭板橋畫竹，胸無成竹。濃淡疏密，短長肥瘦，隨手寫去，自爾成局，其神理具足也。”這是説畫竹之前已有一個明確的意圖，至於如何實現這個意圖，手中之竹多大程度上反映胸中之竹，還要依據落筆時情緒、意趣與靈感的運用。
辦公廳(室)工作要做到胸有成竹與胸無成竹的辯證統一。無論是辦事辦會還是重賓接待，都要在事前制訂出詳細周全的方案，併力圖使工作朝着預期安排的方向發展;詳細周全的方案可以把“意料之外”不可控因素轉化成“意 料之中”的可控因素，變被動為主動，化不利為有利。這是講“胸有成竹”。但事情總是千變萬化的，對於突發事件，又要有處變不驚的定力和隨機應變的能力，做到靈活迅速處理，這就是“胸無成竹”。具體到文稿起草來説，在構思提綱時要胸有成竹，資料儘量全面，思考儘量周密，腹稿儘量成熟。但在寫作過程中，則要胸無成竹，在不偏離主題的情況下一氣呵成，不一味追求一字一句與預想沒有偏差， 這樣有利於突破既定的框架和束縛，迸發出思想的火花，產生好詞好句。美學大家朱光潛將“胸有成竹 ”和 “胸無成竹”相結合的寫作方法，稱為“全用腹稿和全不用腹稿的兩極端的一種折中方法”，並在自己的創作實踐中充分運用，寫出了許多優美篇章。
二、揚長避短與“揚短避長”
日本有一家生產圓珠筆的企業，其產品投放市場後，經常是圓珠筆芯中的油墨沒使用完筆芯上的圓珠就壞了。為此，廠家不惜重金請來許多專家對筆芯上的圓珠進行攻關，雖做了很多努力但效果都不理想。於是，廠家的圓珠筆生產陷入困境。後來，該廠的一名普通操作工用一個極為簡單的方法輕而易舉地解決了這個難題———他只是將筆桿截去一段，這樣筆芯上的圓珠報廢時，油墨也正好使用完了。這個工人的可貴之處在於逆向思維，當專家把精力集中在揚長避短上時，他反其道而行之———揚短避長。
揚長避短是我們在工作、生活中經常使用的處理事情、解決問題的一種方法，且能取得不錯的效果。辦公廳(室)工作的特點，要求我們不僅揚長避短，還要“揚短避長”。
“揚短避長”實際上是一種逆向思維、發散思維、創新思維，常能在“山窮水復疑無路”的時候給人“柳暗花明又一村”的驚喜。在為領導出謀劃策提供參謀服務時，要多些“揚短避長”， 這樣一方面可以打開思路，出新招、出妙招、出能夠解決疑難問題的實招;一方面可以倒逼我們充分考慮建議的不足、薄弱和不完美之處，使建議更嚴謹周密、指導性操作性更強，有效避免領導決策失誤。在提高自身服務水平上， 也要切實做到“揚 短避長”。辦公廳(室)工作無小事。任何大事，發揮長處把事情做好了就是小事;任何 小事，若因自己的短處沒有及時彌補把事情辦砸了就成了大事。辦公廳(室)工作要求祕書人員成為“雜家”和“多面 手”，既能起草文稿又能聯繫協調，既能辦文辦會又能搞好重賓接待。所以，要踏踏實實地彌補短處、改進不足，使短板變長，以勝任更多的工作，滿足辦公廳(室)工作多方面的要求。
三、“1+1 >2”與“2-1>2”
“1+1>2”的道理大家都懂，它強調的是整體意識、合作意識、團隊精神和奉獻精神。只要團隊中的成員具有全局觀念，能夠做到步調一致、令行禁止，在技術、能力上實現互補;只要大家有一個共同的目標， 心往一處想，勁往一處使;只要團隊的領導能夠集思廣益，虛心聽取不同意見，並充分發揮團隊中每個人的智 慧和所長，就能產生1+1>2 的結果。殊不知，“2-1”有時也會大於2，這種結果同樣是做好辦公廳 (室)工作所需要 的。
1840 年，世界上最早的郵票“黑便士”英國誕生。郵票原定於1840年5 月6日發行，結果由於組織工作的疏忽，有的城市提前發售了。不過提前發售的郵票並不多，流傳後世的更加稀少，據説全世界現在只剩下2枚，因而被收藏界視為珍寶。在後來美國舉行的一次拍賣會上，這2枚郵票被一名投機商以每枚200萬美元的天價拍得，他隨後做了一件令人目瞪口呆的事——掏出打火機，毫不猶豫地燒掉了其中1枚。頃刻間，全場一片譁然。這位投機商高聲喊道：“在座的各位都是見證人，黑便士全世界只剩一枚了，可謂絕世無雙，欲購從速。”沒過多久，這枚黑便士便以500萬美元的價格被一名富商買走。這位投機商輕輕鬆鬆就賺了100萬美元。
如果説“1+1>2”是一種智慧，那麼“2-1>2”則是一種更高的智慧。“2-1>2”實際上也説明了合理分工、理順體制的重要性。我們在工作中可能都碰到過兩個和尚沒水吃的情況，也可能因管理層級太多而空耗精力，辦事拖沓。辦公廳(室)工作要宜合則合、宜分則分，因事定人定責，賦予個人一定的自主權，充分調動每個人的積極性。分工有時 候比合作更重要，恰當地分工可以減少多人合作的掣肘之累、拖沓之煩，從而極大地提高工作效率。另外，現在辦公廳(室)普遍存在一個問題：那就是一方面人少事多、人手緊缺，一方面多頭管理、層層把關。一個部門不僅有分管領導，還有協管領導。這樣的體制下，即使領導意見完全一致，也會影響辦事效率;更多情況是領導意見不完全一致，不僅影響了辦事效率，還增加了行政成 本。所以，辦公廳(室)一定要理順管理體制，減少管理層級，優化辦事程序。
