愛心環保協會行政管理制度

第一章 總則

第一條 為加強中山大學新華學院愛心環保協會（以下稱愛心環保協會）行政事務管理，理順內部關係，使各項管理標準化、制度化、提高辦事效率，特制定本制度。

第二條 本制度所指行政事務包括檔案管理、印章管理、公文管理等。

第二章 檔案管理

第三條 歸檔範圍：發展規劃、學期計劃、統計資料、財務審計、人事檔案、會議記錄、決議、決定、項目策劃、通告、通知、海報、傳單等具有參考價值的文件資料。

第四條 財務方面、檔案管理由人事部負責，保證原始資料及單據完整。

第五條 檔案的借閲與索取：

（一）會長、副會長及部長借閲檔案應通過祕書處辦理借閲手續，直接提檔；

（二） 協會其他人員需借閲檔案時，要經會長批准，並辦理借閲手續；

（三）借閲檔案必須愛護，保持整潔、嚴禁塗改，注意安全和保密，嚴禁轉借、遺失。

第三章 印章管理

第六條協會印章一般由副會長負責保管。未經會長批准，印章不能交給他人管理使用。

第七條 協會印章的使用一律由會長簽字許可後副會長方可蓋章，如違反此項規定造成後果由直接責任人負責。

1) 協會印章的使用應謹慎、規範並按規定程序經申請報批後由印章管理人統一加蓋，任何人不能擅自使用印章；

2) 印章管理人在使用印章前必須認真檢查審批程序，對於不合法或不合審批手續的用印，有權提出異議或拒用。如遇特殊情況，印章管理人應經請示批准後方可加蓋印章；

3) 對於擅自使用印章或以欺騙手段使用印章，應根據情節輕重給予行政處分直至追究法律責任。

第八條 協會所有需要蓋章的説明及對外開出的任何公文，應統一編號登記，以備查詢、存檔。

第九條 一般不允許開具空白證明，如因工作需要或其他特殊情況確需開具時，必須經會長簽字批條方可開出。

第十條 蓋章後出現的意外情況由批准人負責。

第四章 公文管理

第十一條 各部門所有打印、複印公文或文件必須至少一式兩份，交祕書處留底存檔。

第五章附則

第十二條 本規定如有未盡事宜或隨着協會發展有些條款不適應工作需要的，各部門可提出修改意見交祕書處研究並提請理事會批覆。

第十三條 本規定解釋權歸愛心環保協會常委會。

第十四條 本規定從發佈之日起生效。