什麼樣的內部規章制度才是有效的

一、規章制度的作用

《勞動合同法》第三十九條規定，員工嚴重違反公司的規章制度的，公司可以單方解除勞動合同。

《最高人民法院關於審理勞動爭議適用法律若干問題的解釋》（20XX）第十九條規定，公司根據《勞動法》第四條之規定，通過民主程序制定的規章制度，不違反國家法律、行政法規及政策規定，並已向員工公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據。

從這兩個規定，可以看出，如果員工違反公司的合法有效的規章制度，公司一方面可以據此給予員工處分直至單方解除勞動合同，此時沒有向員工支付經濟補償的義務。另一方面，一旦因此而發生爭議，公司的規章制度可以作為人民法院審理勞動爭議的依據。所以，公司規章制度對於公司調整勞動關係、規範勞動行為、加強勞動管理、維護正常的生產工作秩序有着重要的意義。

通過上面的分析，我們可以看出規章制度的重要性，所以建議，在實踐中，勞動合同做到精簡，規章制度設計要細化。

二、如何讓規章制度發生效力

能夠發生效力的規章制度必須在內容和程序上都滿足一定的條件：

1、從內容上看，公司制訂規章制度及勞動紀律應緊密結合公司自身情況並做到“合法、合理、全面、具體”。

（1）、規章制度的內容要合法。《勞動法》第二十五條規定，員工嚴重違反勞動紀律或公司規章制度的，公司可以解除勞動合同。但是同時，《勞動合同法》第三十八條規定，公司的規章制度違反法律、法規的規定，損害員工權益的，員工可以單方提出解除勞動合同，並且有權要求公司賠償損失，支付經濟補償金。《勞動合同法》第八十條規定“公司直接涉及員工切身利益的規章制度違反法律、法規規定的，由勞動部門責令改正，給予警告；給員工造成損害的，應當承擔賠償責任。”

從以上正反兩方面我們可以看出，規章制度是一把雙刃劍，關鍵在於制定並使用得當。公司規章制度的底線是不能違反法律、法規的規定，損害員工權益。否則，員工可以單方提出解除勞動合同，並且有權要求公司賠償損失，支付經濟補償金。這種缺陷一旦被員工利用，員工可以“四兩撥千斤”，這對於公司經營管理是非常不利的。

（2）、規章制度的內容要合理。如嚴重違反規章制度，造成重大損害等等，法律沒有作出具體規定，只給公司制定規章制度一種提示。公司可根據法律的提示設計並細化自己的規章制度，對於這些標準的界定就存在一個“合理性”的問題。

2、從程序上看，規章制度必須經過一定的程序才能生效。即使公司制訂的規章制度內容合法，但如果沒有經過法定的程序，也不能成為管理及處罰員工的依據，更談不上成為人民法院審理案件的依據了。

一般來説，規章制度的有效性有三個標準，除了內容合法外，還需要通過民主程序、向員工進行公示，三個條件缺一不可。因此，公司在制定規章制度時在程序上需注意：

（1）、規章制度的民主程序要具體化。法律關於民主程序的規定發生了一定程度的變化，原有的法律規定製定規章制度應經過“民主程序”，但並未限制具體形式，公司可以自行選擇。而《勞動合同法》規定只有“直接涉及員工切身利益的規章制度或者重大事項”，才需經民主程序。但是哪些規章制度直接涉及員工切身利益，法律並未説明。為避免不必要的勞動糾紛，建議公司對此稍作寬泛解釋。並且，法律規定規章制度任何發佈主體必須是公司，而不能由公司的董事會或總經理甚至是某個部門制定後實施，否則也不具有法律效力。

（2）、規章制度有效的另一個程序上的要求就是規章制度應經公示。

公示方法有許多種，如以加蓋公章的正式文件在公司內張榜公佈；將規章制度製成員工手冊向每一位員工發放；組織全部員工簽到培訓學習；通過公司內部網絡、報刊公佈等等。

建議採取組織全部員工簽到學習方式進行公示。因為員工學習簽到，證據效力最強；另一方面也便於規章制度的修正。

三、法律建議

1、規章制度一定要符合現行法律法規的規定。因為規章制度內容違法，則員工可以單方解除勞動合同，並要求公司支付經濟補償金。更為重要的是，規章制度內容違法就是無效的規章制度，至少有關違法內容是無效的，這不利於公司的經營管理。如果一定要將明顯違法的內容向員工公示，那也應將該內容進入勞動合同而不是規章制度，違法內容進入勞動合同頂多是勞動合同的這個條款無效，不會給公司造成經濟損失。

2、設計規章制度時應注意能不能形成記錄，記錄是不是具有法律效力及記錄能不能妥善保管等綜合因素。因為公司與員工發生爭議後，任何一方都是憑藉規章制度執行過程中形成的記錄進行協商、仲裁或訴訟，並從中獲得根本性的結果。

3、規章制度應及時修改、補充。公司規章制度具有一定的時間侷限性，它所依賴於生存的法律法規會隨着客觀情況的不斷變化而變化。因此，公司應當對現有的規章制度進行定期（年檢）或不定期檢查，及時修改、補充相關內容，以符合法律法規的規定及經營管理的客觀需要。

4、公司制訂、執行規章制度過程中應重視證據的收集保存工作。公司在制訂規章制度時的會議記錄、討論情況、公示錄像、員工簽名以及違規違紀員工的檢討書、違規違紀情況説明、員工簽字確認的違規違紀記錄等，都應做好相應的留存備份。如果發生勞動糾紛後公司不能出示相應證據，就無法證明相應的內容，就要承擔舉證不能的責任。

5、考慮到員工對於公司的違規違紀處理通報會採取拒絕簽名的方式，使得公司無法取得員工簽名確認的相應記錄。建議引用法院特快專遞送達模式，即先與全體員工簽訂《送達地址確認書》（見附件），員工拒絕簽收有關文件時公司則採取專遞送達方式進行送達，並將郵件回執與有關文件一併歸檔保存。

《送達地址確認書》在員工入職時填寫並簽名確認，與勞動合同一併歸檔。成熟後可以寫進勞動合同作為送達條款執行。

附：

《送達地址確認書》

注：

該送達地址確認書應在員工入職時填寫並與勞動合同一併歸檔，條件成熟可以將該確認書列入勞動合同條款中予以施行。

送達地址確認書

一、送達地址確認書的告知事項

1、員工户籍登記中的住所地或者經常居住地為送達地址。

2、因員工自己提供或者確認的送達地址不準確、送達地址變更未及時書面告知公司、員工本人或者員工指定的代收人拒絕簽收，導致公司文件未能被員工實際接收的，文件退回之日視為送達之日。

二、當事人提供的自己的送達地址

送達地址：

郵政編碼：

收件人：

電話：

其他聯繫方式：

三、對自己送達地址的確認

我已經閲讀了送達地址確認書的告知事項，並保證上述地址是準確、有效的。

員工簽名或捺印

年月日

備註：

1、員工填寫本確認書前，應當仔細閲讀送達地址確認書的書面告知事項。

2、本確認書中員工的送達地址應當由員工自己填寫。

3、員工電話號碼包括住宅電話或移動電話。