辦公設備維修申請單

一、 相關人員職責：
1、行政人事部經理負責安排辦公設備的採購、督查辦公設備的使用管理。
2、行政人事部行政內勤
（1）負責新購置辦公設備的驗收入庫及登記《辦公設備入庫登記簿》；
（2）負責辦理辦公設備領用登記手續及建立保管人登記卡；
（3）負責辦理有關辦公設備短期借用的登記手續；
（4）負責安排辦公設備的維修、保養。
3、辦公設備領用人（或借用人）負責所領用（借用）辦公設備的保管、保證其正常運行並定期檢查維護。
4、部門負責人負責監督本部門員工變更時的設備交接手續辦理以及督促借用人歸還所借用的辦公設備。

二、 管理規定
（一）申購程序
1、申請
各部門根據實際需要填寫《採購申請單》，報營業副總經理或部門負責人批准後交至行政人事部，經行政人事經理籤批，由行政外勤或指定的專業技術人員負責採購。
2、辦公設備的入庫、領用及登記管理
（1）行政外勤將所採購設備交行政人事部行政內勤驗收入庫，並填寫《入庫清單》，後勤管理員根據清單進行清點後，雙方在清單上簽字。
（2）雙方交接完成後，由行政人事部行政內勤填寫《辦公設備入庫登記薄》。
（3）設備入庫後，行政內勤應電話通知領用部門負責人派人前來領取辦公設備；由領用人填寫《設備領用清單》，行政內勤按清單把辦公設備及附件發給領用人，雙方在《設備領用清單》上簽字，其中設備説明書及保修卡由電腦部及使用人（留複印件）負責保管。
（4）領用部門負責人應對本部門的新增辦公設備指定具體保管人，要求保管人填寫《設備保管人登記卡》並簽字。該卡一式兩聯，由行政內勤和設備保管人各持一聯。
（5）當保管人因工作變動或其它原因，需將所保管辦公設備移交時，由部門負責人重新指定接管人，並負責監督雙方辦理交接手續。保管人和接管人清點、移交辦公設備的數量和使用情況。清點、移交完畢後，詳細填寫《設備移交清單》，部門負責人、原保管人和接管人三方在清單上簽字。同時原保管人和接管人應到行政人事部行政內勤處辦理《設備保管人登記卡》信息變更手續。
（6）公司員工辭職或被辭退時，行政內勤須確認其保管卡上所登記設備已辦理移交手續，方可在《員工離職手續單》辦公用品及設備欄內簽字，行政人事部經理需在行政內勤簽字後，方可在行政人事部意見欄內簽字。

三、 各種設備的維修與保養：
（一）複印機
1、由行政內勤或部門祕書保管。
2、複印機的檢查與維修保養：
（1）保管人員需保持所管理辦公設備外觀清潔，擺放整齊。複印機應避免日光直射；空氣濕度較大時，開啟複印機後應同時打開乾燥開關。
（2）保管人員每日需對複印機的運行情況進行不少於一次的檢查。發現問題及時排除。無法排除時應及時通知專業維修公司進行維修。
（3）保管人員每月需根據複印機説明書，對複印機進行一次內部清理。
（4）文印員需嚴格按照設備使用説明書使用複印機、油印機，如因使用不當造成設備損壞，需根據損壞程度情況，承擔一定的賠償責任。
（5）當設備發生無法排除的故障時，應及時與專業維修公司聯繫。如屬需支付維修費或更換零件的項目，需由保管人填寫《設備維修審批單》，由行政人事部經理審核、董事 總經理審批，批准後方可進行維修。
（二）、電腦、打印機
1、保管人：專人用電腦專人保管。如同一台電腦、打印機有兩個或兩個以上使用人，由部門負責人指定人保管。
2、 電腦、打印機的使用控制
（1）專人電腦專人使用。其它人員如因特殊情況需使用該電腦的，必須先徵得區域總監或部門經理同意後方可使用。為防止文件內容外傳，對重要文件或密級文件需設置密碼鎖定，由電腦部系統工程師定期檢查。
（2）財務部電腦、打印機僅限於財務部人員及系統工程師使用，其它人員一律不得動用。
（3）各部門電腦、打印機應儘量專人專用。如因工作需要，確需多人使用同一電腦時，需指定專人負責保管及維護、保養。各部門打印機需指定專人負責保管及維護、保養。
3、 檢查與維修保養
（1）保管人需保持電腦、打印機外觀清潔，擺放整齊。電腦、打印機應儘量避免日光直射、振動、頻繁開關及強電流衝擊。
（2）電腦或打印機發生故障時，使用人需及時與電腦工程師聯繫。為防止文件丟失，在故障原因不明時，不得隨意開關電腦。
（3）電腦保管人每兩月需查殺一次計算機病毒。平時，如發現電腦有使用異常的狀況也應及時查殺病毒。
（4）若屬電腦硬件損壞，經系統工程師查明，需支付維修費用或更換硬件時，應由系統工程師填寫《設備維修審批單》，交電腦部經理審核（500元以下）可進行，500元（含）以上費用須董事 總經理審批後，方可進行。
（5）如屬使用不當造成電腦或打印機損壞的，保管人和使用人需承擔一定的賠償責任。
（三）傳真機
1、 保管人：由行政內勤或部門祕書負責保管。
2、傳真機的保管與使用
（1）員工發傳真稿，應在《發出傳真登記本》上登記；並在稿件發出後及時通知發稿人。
（2）行政內勤或部門祕書收到傳真件時，應及時通知有關人員領取傳真。領取人需在《接收傳真登記本》上登記。
（3）員工使用公司傳真機收發私人資料需按外單位人員同標準收費。
3、檢查與維修保養：
（1）行政內勤或部門祕書需保持傳真機外觀清潔，擺放整齊。不得頻繁開關電源。
（2）行政內勤或部門祕書需經常檢查傳真機的使用情況，及時加入紙張，發現問題及時排除。
（3）如遇無法排除的故障時，需通知專業維修公司進行維修。
（4）當需支付維修費或更換零件時，需填寫《設備維修審批單》報公司經理審批。
（5）如使用不當造成傳真機損壞，保管人需承擔一定的賠償責任。
（四）照相機、錄像機、攝影機、音響器材的管理
1、保管人
照相機、錄像機、攝影機、音響器材平時由行政內勤負責保管。在其它部門人員借用上述設備期間，由設備借用人負保管責任。
2、 使用控制
（1）有關部門在借用上述設備時，需填寫《設備借用申請單》由營業副總經理或分行（部門）營業經理簽字後報行政人事部經理審批，經審批同意後交行政內勤備案。

（2）借用部門使用完畢後，將設備交回行政內勤。
3、 檢查與維修保養
（1）上述設備保管人員需保持設備的外觀清潔。
（2）設備應存放在避光、通風處。如長期不用，需由保管人每月開啟1小時，以防愛潮損壞。
（3）如設備發生損壞，需由設備保管人提交書面説明，部門負責人簽字後，交行政內勤。行政內勤填寫《設備維修審批單》，附以上書面説明交行政人事部經理審核，董事 總經理審批。批准後由行政內勤聯繫專業維修公司檢查維修。如屬責任事故，設備保管人及使用人需承擔一定的賠償責任。
（五）打卡鐘的使用管理
1、保管
打卡鐘由行政內勤或部門祕書負責保管。
2、檢查與維修保養
（1）保管人應每週至少檢查一次打卡鐘的運行情況，根據117報時台時間調校時間，並保持打卡鐘外觀清潔。
（2）當設備發生無法排除的故障時，需及與專業維修公司聯繫。如需更換零件或支付維修費，需由行政內勤或部門祕書填寫《設備維修審批單》，營業副總經理或分行（部門）營業經理簽字交行政人事部經理處審批。
（3）如屬使用不當造成設備損壞的，由保管人承擔一定的賠償責任。

四、 檢查與記錄
1、《入庫清單》由設備採購人和行政內勤各執一份，保存期三年，期滿後可銷燬。
2、《辦公設備入庫登記簿》由行政內勤永久保存。
3、《設備領用清單》由行政內勤和設備領用人各執一份，保存期三年，期滿後可銷燬。
4、《設備保管人登記卡》由行政內勤和設備保管人各執一份，永久保存。
5、《設備移交清單》由交接雙方、部門負責人、行政內勤各執一份，永久保存。
6、《設備維修審批單》由申請人保存一年。
7、《發出傳真登記本》、《接收傳真登記本》由行政內勤或部門祕書保存一年。
8、《設備借用申請單》由行政內勤保存三年後銷燬。