購買辦公用品申請書

一、目的及適用範圍
1、厲行節約，杜絕浪費，物盡其用；
2、公司所有辦公用品的申購、領用、發放等相關事項均適用於本辦法；
二、管理組織 
1、公司財務部負責公司辦公用品、耗材的採購、保管、發放、費用分攤及報銷
2、各部門根據財務部領用標準提報並領取使用；
三、管理內容
1、辦公用品的申請
（1）、各部門指定專人負責部門內辦公用品及耗材、設備設施的管理使用，個人用品由本人負責；在每月10日和20日前根據本部門需要，填寫《辦公用品領用申請單》（附件1），經過部門領導同意後，轉財務部；
（2）、財務部資產用品管理人根據個人辦公領用標準及辦公用品庫存情況，確認各部門領用數量，彙總核算，報總經理同意後，轉財務部指定專人（資產採購專員）管理組織採購進貨；
2、辦公用品購置
（1）、採購專員購買到位後組織驗收，辦理入庫手續，填寫《入庫單》（附件2）。
（2）、辦公用品原則上由財務部統一採購。
（3）、財務專用辦公用品由財務部自行執行採購，但申購、入出庫手續必須遵守相關採購審批和領用規定。
3、辦公用品的入庫
（1）、資產管理專員根據《入庫單》所列物品與所需採購物品核對，並清點入庫，填寫《辦公用品庫存台帳》（附件3）。
（2）、資產管理專員應每月對庫存辦公用品進行盤點，做到帳物相符；
四、辦公用品的領用保管；
1、資產管理專員在入庫完成後，聯繫各部門辦公用品領用人領取。；
2、屬於需臨時支領的辦公用品，經總經理批准後，報財務部按實際需要或標準核定後領取，辦理出庫手續；
3、對於大件器具類辦公用品，各部門應本着多人合用原則組織領用；同時確定使用人。
4、如因工作調動或離職，須按公司規定將個人保管的所有辦公用品（耗材除外）全部交回財務部，需要本部門繼續留用的，確定使用人，便於財務部門跟蹤辦公用品的使用情況。
五、機器耗材（配件）管理
1、公用辦公機具、耗材、配件使用購買，由行政助理在每月《辦公用品申請單》中的填寫。
2、計算機配件如顯示器、鍵盤、鼠標等出現故障需要更換的，由人事行政部確認不能維修的，可報財務部門申請辦理領用手續，並將已壞配件歸還財務部。
3、對於打印機、傳真機耗材，各部門應本着節約原則，提前作出需求計劃，通知財務部；同時財務部作為管理部門，應對相應耗材的使用情況有詳細瞭解，對於常用、耗費量大的物件作合理庫存。
4、資產管理專員對以上機器耗材（配件）同時也應建立台帳進行管理。
六、辦公用品及耗材的盤點及費用分攤
1、資產管理專員每月末應對庫存物品進行盤點，保證庫房物品帳務相符。
2、資產管理專員在每月30日前應對辦公用品、耗材按各部門領用情況，將費用分解到各部門，進行費用核定，填寫《辦公用品、耗材報表》（附件4），明確各部門費用。同時財務部將《辦公用品、耗材報表》中的各部門費用抄送各部門負責人。
3、庫房管理：庫房物品必須名目清晰、擺放整齊，非庫房人員，未經許可不得進入庫房。
4、報銷：財務部部採購人員以《物品申購單》、《入庫單》、《辦公用品、耗材報表》作為報銷依據進行報銷。
七、相關説明
1、對於不能按時提報辦公用品月度申請表的部門，財務部有權認為該部門當月無辦公用品申請，不予採購相應用品。
2、部門申請物品或金額超過計劃標準，財務部有權取消相應金額的申請數量。
八、附表
1、《辦公用品領用申請單》（部門填寫轉財務部）
2、《入庫單》（資產管理專員）
3、《辦公用品（耗材）庫存台帳》（財務）
4、《辦公用品、耗材報表》（財務）