辦公設備及用品管理制度

1. 目的

為保證辦公設備及用品的合理配置和使用，更好地服務於公司各項工作。

2. 適用範圍

本制度適用於集團各子公司的辦公設備、辦公用品、辦公耗材採購和管理。

3. 職責

3.1 人力資源及行政部負責公司所有辦公設備及用品的建檔、維修保養、外借管理，採購與報廢的審核，

辦用品的收發管理。

3.2 使用部門負責部門所屬辦公設備及用品的使用及日常維護保養、並有責任愛護公司的辦公設備。

3.3 高級副總裁(總經理)負責單價2000元以上辦公設備的申購、報廢、外借的審批。

3.4 信息部負責電腦及其周邊設備採購、維修、保養、報廢確認，網絡安全的管理。

3.5 財務部負責辦公設備及用品費用的監控。

4. 辦公設備及用品分為耐用品和低值易耗品。

4.1 耐用品：

4.1.1 辦公傢俱，如：各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案櫃、沙發、茶几、電腦枱、保險箱及室內非

電器類較大型的辦公陳設等。

4.1.2 辦公設備類，如：電腦、打印機、電話機、傳真機、複印機、碎紙機、電視機、攝像機、幻燈

機、數碼照相機、音響器材及相應耗材等。

4.2 低值易耗品

4.2.1 辦公文具類，如：鉛筆、膠水、單（雙）面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白

板筆、熒光筆、塗改液、剪刀、釘書釘、複寫紙、大頭針、紙類印刷品、打印紙、複印紙等。

4.2.2 生活用品，如：面巾紙、紙球、茶葉、飲料、茶具等招待用品。

5. 辦公設備及用品的添置申請流程

5.1每月底，各部門填寫下月《辦公用品申領計劃表》送交行政部，逾期不交的部門，視放棄申請處理。

5.2 各部門經理應嚴把審核關，以控制辦公用品開支成本。

5.3 行政助理每月底統計各部門辦公設備及用品數量，編制《物品請購單》交人力資源及行政經理審批，

批准後統一由行政助理負責採購。

5.4 辦公設備的添置由所在部門填寫《設備添置備申請單》報人力資源及行政部審核，費用超過2000元的

辦公設備須送高級副總裁審批後再由人力資源及行政部實施採購。

5.5 辦公設備及用品採購回公司，管理部門應先建檔登記，並及時通知相關部門領用。

6. 辦公設備及用品的使用管理

6.1 辦公設備屬公司資產，使用者有責任和義務妥善保管、合理使用，不能隨意轉交他人，造成遺失的承

擔賠償責任。

6.2 人力資源及行政部建立辦公設備及用品個人檔案，員工領用的辦公設備及用品全部記錄在《個人辦公

設備及用品領用表》。

6.3 員工因工作變動或離職的，應及時到管理部門辦理移交退庫手續。

6.4 各部門負責人應嚴格控制本部門辦公用設備和用品的領用，並對所屬部門人員的使用和保管狀況行使

監督。

6.5 辦公用品領用時間原則上是每星期一下午，特殊情況或急用物品除外，計算器等價值超過10元以上部

份物品領用時須以舊換新。

6.6 辦公設備耐用品損壞或丟失應按價進行賠償，設備折舊年限為5年，以每年折舊率20%計算。

7. 辦公設備的報修

7.1 所有辦公桌椅在使用中出現的故障或損壞的均須及時向人力資源及行政部報修，人力資源及行政部應

及時通知相關供應商到公司進行維修。

7.2 個人使用電腦、複印機等以及電腦外部設備、公司網絡、通信設備如遇故障，應及時通知信息部，由

信息部工作人員檢修或通知相關供應（維修）商來公司進行檢修。

7.3 故障解決後填寫《辦公設備報修記錄表》，並由報修人簽字確認後，由人力資源及行政部存檔。

7.4 經相關技術人員鑑定下列情況造成損壞的，由責任者按物品的購置價格和使用時間，新舊程序折價賠

償。

7.4.1 安裝非工作所必須的軟件所引起的故障；

7.4.2 私自拆裝電腦、複印機等設備的；

7.4.3 使用不當造成設備損壞和丟失的；

7.4.4 人為的損壞。

8. 辦公設備的報廢

8.1 凡屬於正常磨損或工作中發生意外情況造成個人在用辦公設備損壞的，由使用人員填寫《辦公設備報

廢申請表》，説明原因和理由，部門負責人審核，並由信息部技術人員鑑定簽署意見上交人力資源及

行政部辦理報廢。

8.2 人力資源及行政部根據相關技術人員的意見，並在《辦公設備報廢申請表》簽署審核意見後交主管副

總裁審批。

8.3 經主管副總裁審批後《辦公設備報廢申請表》由人力資源及行政部與信息部存檔，複印給財務部、辦

理報廢手續，進行帳務處理，並辦理補充新設備的申購或領用手續。

9. 辦公設備的外借, 必須經公司主管副總裁批准後，到人力資源及行政部辦理外借登記手續。

10. 辦公用品及設備的盤點制度

10.1 行政助理每月底統計各部門的領用單，編制“辦公用品費用月報表”交部門經理審核。

10.2 為控制庫存數量，辦公用品原則上倉庫只保留新人領用或急用數量即可。

10.3 每年底應進行一次全面辦公設備及用品的盤點，對一些久留不用或損壞的設備及用品進行處理。

11. 記錄表單

11.1 個人辦公設備及用具登記表

11.2 辦公用品申領計劃表

11.3 辦公設備報修記錄表

11.4 辦公設備報廢申請表

11.5 辦公設備購置申請表