醫學院檔案管理細則

    為了加強我院檔案工作，做好檔案的收集、整理、保管、統計和利用等工作，並逐步做到檔案工作規範化、科學化、制度化，為學院保存完整的檔案資料，為學校的發展和建設服務，根據《中華人民共和國檔案法》及教育部《普通高等學校檔案管理辦法》的規定，特制定《長沙醫學院檔案管理細則》。

 一、檔案的歸檔範圍

 檔案是處理完畢的、具有查考價值的、集中保存起來的文件。檔案的形式多種多樣，凡是我院在黨政管理、教學、科研、外事、出版、設備、基建、財務以及其他各項活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體形式的歷史記錄，都屬於歸檔的範圍。

 我院形成的檔案真實地記錄和反映了學校的創業發展的歷程，是學校的寶貴財富，必須實行統一管理，確保檔案的完整、準確、系統、安全。各部門檔案歸檔範圍詳見附表。

 二、檔案的歸檔要求

 （一）歸檔材料

 1、應以原稿原件為主，審查手續完備，紙質優良，書寫工整，裝訂整齊，禁用字跡不牢固的圓珠筆、鉛筆、彩筆及複寫紙、純藍墨水、紅墨水書寫。

 2、凡是歸檔的聲像材料必須是原版、原件，圖像清晰，聲音清楚，並加以必要的文字説明，標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

 （二）歸檔時間

 文書、財務、設備、出版、科技、外事等檔案立卷執行行政年制，即每年一月一日起至十二月三十一日止，應在次年六月底以前整理後移交檔案室；教學檔案執行教學年制，即每年九月一日起至次年八月三十一日止，各教學部門應在次學年度寒假前歸檔；科研、基建等部門應在該項目完成後兩個月內將全套資料移交檔案室。

 （三）組卷方法

 1、按年、月、日的先後順序排列，進行整理，不可分割文件資料的自然聯繫。超過A4紙大小的統計圖表、基建圖等，一律按手風琴式摺疊，圖名、圖籤折在外面。

 2、在資料的右下角連貫性地編寫統一的流水頁碼，以件為單位，每盒按順序裝滿。

 3、有關照片要用影集裝好並標上説明。

 4、將每份文件題名錄入計算機保存，並印出卷內目錄。

 （四）各負責部門要按照部門所屬材料及時、完整地歸檔。

與部門相關而不屬於本部門歸檔範圍的材料，也要及時移交到相應負責單位進行統一歸檔。

 三、檔案的保管和利用

 （一）做好檔案的日常維護和管理工作，分類科學，整理系統，保管安全，利用方便。

 （二）做好檔案庫房管理：  

 1、檔案庫房只允許檔案工作人員進入，非檔案工作人員原則上不允許進入檔案庫房；檔案工作人員非工作時間內一般不允許進入庫房，在庫房內不允許從事與庫房工作無關的其他活動。

 2、控制和調節庫房温濕度，較為適宜的庫房温度應在14℃-20℃之間，相對濕度應在50%-65%之間；

 3、做好檔案的保護工作，即防火、防水、防潮、防黴、防蟲、防光、防塵、防盜。減少可能造成的所有自然的和人為的因素對檔案的破壞。

 4、定期檢查、清點檔案，檢查檔案調出和歸還是否履行了嚴格的手續，防止檔案黴變、蟲蛀等現象發生。

 （三）建立檔案借閲制度，履行借閲審批手續。借閲人不得任意拆卷，在檔案上勾劃、塗抹、損毀檔案，歸還時必須嚴格檢查，保證檔案的完好無損。

 （四）對重要檔案實施重點保護：嚴格限制利用，即使是提供利用，一般不提供原件，只提供複印件，利用原件必須注意監護。

 四、檔案的鑑定和銷燬

 根據檔案保管期限表，定期對檔案進行鑑定、準確判定檔案的價值，銷燬失去保存價值的檔案應在徵得有關部門同意，並造清冊報經院領導批准後，才能予以銷燬。

五、附則 本細則自發文之日起施行，之前相關檔案管理細則作廢，以本細則為準。