接電話的禮儀7篇 "如何優雅地接電話：提升你的電話禮儀技巧"

接電話對於職場人士來説是家常便飯，但是一個良好的接電話禮儀卻能給人留下深刻的好印象。適當的稱呼、語言簡潔明瞭、態度友好、儘快解決問題，都是良好的電話溝通禮儀的體現。在這個快節奏的社會，提升自己的接電話技巧已經成為一項必要的能力。

第1篇

有時候電話響一次就接了，會給人以一種很唐突的感覺，會讓對方感覺認為你壓根沒心聽他講話，但是當來電響了三次以後再接，會讓對方等的不耐煩、產生焦急情緒。如果是客户的話，可能會影響雙方的合作。

所以，在電話鈴聲響了兩次後接是最佳的狀態，但是如果確實分不開身接電話的時候，電話響了超過了三次你在接起的時候，你應該要向對方表示歉意：説一句讓您久等了。

一般的規範電話用語：首先應自我介紹，把自己的情況介紹一下，讓對方確定所打的電話是無誤的，避免了一些因為打錯電話浪費的時間。

電話是非常直觀的一種溝通方式，也是一種非常便捷的溝通方式，所以語氣是一定要注意的，因為對方不僅會注意你的內容，同時也非常注意你的語氣，在工作電話中儘量要採用禮貌用語，要有積極主動的語氣，讓對方產生想與你溝通的心情，這樣機會就會大很多了。

當對方在與你説再見的時候，同時你也要禮貌的回覆對方一下，表示尊重對方，等對方先把電話掛掉，確認通話結束後你再把電話掛掉。切忌掛電話時要小心不要發出過大的聲音。

在手邊放有紙和鉛筆，隨時記下你所聽到的信息。如果你沒做好準備，而不得不請求對方重複，這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認真聽他説話。

一拿起電話就應清晰説出自己的全名，有時也有必要説出自己所在單位的名稱。同樣，一旦對方説出其姓名，你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。

當你接聽電話時，不要“哼哼哈哈”地拖延時間，而應立即做出反應。一個好的開場白可能是：“您需要我做什麼?”當你覺出對方有意拖延時間，你應立即説：“真不巧!我正要參加一個會議，不得不在5分鐘後趕到會場。”這樣説會防止你們談論不必要的瑣事，加速商務談話的進展。

自己接的電話儘量自己處理，只有在萬不得已的情況下才能轉給他人。這時，你應該向對方解釋一下原因，並請求對方原諒。例如，你可以説：“布朗先生會處理好這件事的，請他和您通話好嗎?”在你作出這種決定之前，應當確定對方願意你將電話轉給他人。例如，你可以説：“對於這件事，我們很快會派人跟您聯繫的。”

如果你在接電話時不得不中止電話而查閲一些資料，應當動作迅速。你還可以有禮貌地向對方説：“您是稍候片刻，還是過一會兒我再給您打過去?”

讓對方等候時，你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵，就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閲資料的時間超過你所預料的時間，你可以每隔一會兒拿起電話向對方説明你的進展。如：你可以説：“約翰先生，我已經快替您找完了，請您再稍候片刻。”當你查找完畢，重新拿起電話時，可以説：“對不起，讓您久等了”，以引起對方的注意。

對於接電話的人來講，當需要查閲資料而有禮貌地請對方稍等片刻，這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話時打進電話，你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然後拿起另一部電話説：“你能否稍等?我正在接聽一個電話。”如果打來電話的人只是有一些小事，便可以當即回絕，然後迅即轉向第一個電話，而這個人也會意識到你很忙而加速你們的`討論。

如果是本部門的管理範圍要負責解釋，要語言禮貌，態度熱情，解答問題清晰、準確，訴訟引導認真、耐心，不得對來訪者的問題簡單敷衍或者不予理睬，不得嘲諷、挖苦、訓斥來訪者。可視具體情況參考使用如下文明用語：

“你要找的xxx法官(同志)現在不在辦公室。請你留下聯繫方式，我們將轉交給他，請他和你聯繫。”

“按照法院有關規定，當事人(代理人)不能到法官辦公室。請你到三樓送達室等候，我們馬上幫你約見法官。”

“你反映的問題我們已經記錄下來，請你留下聯繫方式，我們將按規定辦理並及時給你答覆。”

“你提出的要求不符合法律規定，我們不能辦理，請你理解。”

“你提出的問題屬於審判工作祕密，依照法律規定我們不能透露，請你理解。”

如果不是本部門的業務範圍：“對不起，我們是xx部門，您反映的事不屬於我們部門的主管範圍，您反映的情況應屬xx部門管轄，請您撥打該部門電話詢問，電話為xxxxxxx。”

第2篇

在接電話時，要注意代接電話時的態度。有可能親自接的電話，就不要麻煩別人。尤其是不要讓自己的孩子奶裏奶氣地代替自己接電話。雖然他們對這種實踐非常熱衷，也不提倡在這方面培養他們。商務往來比較多的人，可請祕書代為處理電話，也可以本人不在時使用錄音電話。

有可能親自接的`電話，就不要麻煩別人。尤其是不要讓自己的孩子奶裏奶氣地代替自己接電話。雖然他們對這種實踐非常熱衷，也不提倡在這方面培養他們。

商務往來比較多的人，可請祕書代為處理電話，也可以本人不在時使用錄音電話。不過本人在場時，一般是不合適使用錄音電話哄人的。

萬一需要用錄音裝置時，則必須使自己預留的錄音友好，謙恭。通常，預留的錄音應為：“你好！這裏是某某公司某某部。本部門工作人員現在因公外出，請您在信號聲音響過之後留言，或者留下您的姓名與電話號碼，我們將盡快與您聯絡。謝謝，再見。”

代接電話時，講話要有板有眼。被找的人如果就在身旁，應告訴打電話者：“請稍候”，然後立即轉交電話，不要抱着惡作劇或不信任的態度，先對對方“調查一番”，尤其是不允許將這類通話擴音出來。

被打的人如果尚在別處，應迅速過去尋找。不要懶於行動，連這點“舉手之勞”都不願意做，矇騙對方説“人不在”，或是大喊大叫“某人找某某人”，鬧得“世人皆知”，讓他人的隱私“公開化”。

倘若被找的人不在，應在接電話之初立即相告，並可以適當地表示自己可以“代為轉告”的意思。不過應當先講“某人不在”，然後再問“您是誰”或“您有什麼事情”，切勿“本末倒置”過來。省得讓打電話者疑心：他要找的人正在旁邊，可就是不想搭理他。

表示自己可以“代為轉告”的意思時，應當含蓄一些。例如：“需要我為您效勞的話，請吩咐”，聽上去就“可進可退”。不要一開口就“不由分説”，説什麼“你有什麼事情，都儘管可以告訴我，我一定不會‘貪污’”云云。只有在比較熟的人之間，才可以直接詢問：“您有留言嗎？”“要不要我告訴某某人，一回來就打電話給您”。

代接電話時，對方如有留言，應當當場筆錄下來。之後，還應再次複述一次，以免有誤。

第3篇

1.主動報家門。自報家門是一個與人方便、自己方便，且節約時間、提高效率的好方式。

2.認真聽對方説話。接電話時應當認真聽對方説話，而且不時有所表示，如“是”，“對”，“好”，“請講”，“不客氣”，“我聽着呢”，“我明白了”等等，或用語氣詞“唔”、“嗯”、“嗨”等，讓對方感到你是在認真聽。漫不經心，答非所問，或者一邊聽一邊同身邊的人談話，都是對對方的不尊重。

3.如果使用錄音電話，應事先把錄音程序編好，把一些細節考慮周到。不要先放一長段音樂，也不要把程序搞得太複雜，讓對方莫名其妙、不知所措。

4.如果對方打錯了電話，應當及時告之，口氣要和善，不要諷刺挖苦，更不要表示出惱怒之意。

5.在辦公室接電話聲音不要太大。接電話聲音太大會影響其他人工作，而且對方也會感覺不舒服。

6.替他人接電話時，要詢問清楚對方姓名、電話、單位名稱，以便在接轉電話時為受話人提供便利。在不瞭解對方的動機、目的.是什麼時，請不要隨便説出指定受話人的行蹤和其他個人信息，比如手機號等。

7.如果對方沒有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，應禮貌、客氣地詢問對方：‘對不起，您是哪一位?‘

8.在電話中傳達有關事宜，應重複要點，對於號碼、數字、日期、時間等，應再次確認，以免出錯。

9.掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已經掛斷電話，才能輕輕掛上電話。

第4篇

一般來説，在辦公室裏，電話鈴響3遍之前就應接聽，6遍後就應道歉：“對不起，讓你久等了。”如果受話人正在做一件要緊的事情不能及時接聽，代接的人應妥為解釋。

如果既不及時接電話，又不道歉，甚至極不耐煩，就是極不禮貌的行為。儘快接聽電話會給對方留下好印象，讓對方覺得自己被看重。

對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應該主動問：“請問你是哪位？我能為您做什麼？您找哪位？”但是，人們習慣的做法是，拿起電話聽筒盤問一句：“喂！哪位？”這在對方聽來，陌生而疏遠，缺少人情味。

接到對方打來的電話，您拿起聽筒應首先自我介紹：“你好！我是某某某。”如果對方找的人在旁邊，您應説：“請稍等。”然後用手掩住話筒，輕聲招呼你的同事接電話。如果對方找的人不在，您應該告訴對方，並且問：“需要留言嗎？我一定轉告！”

接聽電話時，應注意使嘴和話筒保持4釐米左右的距離；要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。最後，應讓對方自己結束電話，然後輕輕把話筒放好。不可“啪”的一下扔回原處，這極不禮貌。最好是在對方之後掛電話。並且打電話時要選好時間，如非重要事情，儘量避開受話人休息、用餐的時間，而且通常一次通話不應長於3分鐘。

當您拿起電話聽筒的時候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上，它也會藏在聲音裏。親切、温情的聲音會使對方馬上對我們產生良好的.印象。如果繃着臉，聲音會變得冷冰冰。

首先，仔細聆聽用户問題，分門別類快速處理。比如：故障類來話處理起來最為簡單，除了無理由投訴用户，先按寬測系統進行相對應的預處理，如果無效就直接派障；對於查費類來話，餘額欠費轉自助語音台，流量發短信自助查詢，一般客户都願意。還有一種是打上來查詢套餐有沒有多餘收費的業務，這類來話要根據實際情況立刻判斷出用户是不是想查詢增值業務相關問題，判斷準確後則按照相關流程直接查詢處理即可。還有一種來話，是對自身套餐費用理解不清的用户，接待這種用户沒有什麼捷徑可走，唯一要注意的是自己的思路一定要清晰，要讓用户跟着我們的思路走，切記不能“用户説什麼就是什麼”。要主動分析用户不明白的問題是什麼，也可以建議用户先進行自主查詢，若有什麼不懂的地方再致電諮詢。這樣一來可以培養用户的自主查詢習慣，減少今後投訴資費類的用户，一舉兩得。

其次，合理利用客服系統的短信功能，快速解決問題。例如某些用户只是想查詢他的套餐內容，這種就可以通過短信發送直接解決問題，用户覺得快捷，我們也節省了時間，實現了雙贏。

最後，留意用户的來電諮詢記錄。在和用户溝通的過程中，必須要留意用户之前是否有反映過相關問題的歷史記錄。若有，我們就可以根據前期通話預歸檔信息，佔據主動位置，在安撫用户後為其進行加催，這樣就能讓用户感受到我們對他遇到的問題的瞭解，強化其“被尊重”的感受，更加有利於我們安撫用户情緒，快速解決問題。

第5篇

1、要選好時間。打電話時，如非重要事情，儘量避開受話人休息、用餐的時間，而且最好別在節假日打擾對方。

2、要掌握通話時間。打電話前，最好先想好要講的內容，以便節約通話時間，不要現想現説，“煲電話粥”，通常一次通話不應長於3分鐘，即所謂的“3分鐘原則”。

4、要用語規範。通話之初，應先做自我介紹，不要讓對方“猜一猜”。請受話人找人或代轉時，應説“勞駕”或“麻煩您”，不要認為這是理所應當的。

電話只靠聲音傳達消息，因此開口的`第一句話，以及語調、語氣都相當重要。如果心無誠意，對方多少也能聽出來。接到電話應該專心聆聽，且把要點記下，切莫一邊聽一邊做其他工作。

每一句話都要有適當的問隔，並且主旨明確，不要拖泥帶水，説了半天也沒有直入核心。養成在打電話之前，先寫下要點的習慣，就不會有這種現象。

若在對方的公司最忙碌的時段打電話給對方，會經常由於“通話中”而無法通話。因此，必須有一套避開電話高峯時段的方法。

一般公司的高峯時段是這樣的。上班後的一二小時內。午間休息後的一二小時內。即將下班的時間。無論如何，在打通的時候別忘了説一句；“對不起，在您工作忙碌的時候打擾了您……”。

説講是一種命令式的方式，即難讓人接受，又不禮貌。有的人在接聽電話時，一接起電話馬上説：“説”或“講”，或者多加一兩個字“聽到，説！”

這種行為在公司、企業內部也許還可以理解，由於某種原因工作繁忙，時間緊張，沒有太多的時間應對電話，希望對方直截了當，別浪費時間。但這種硬邦邦的電話接聽方式顯得過於粗魯無禮，有一種盛氣凌人的氣勢，好像是擺架子。給人的感覺是“有什麼話快説，老子沒空和你在電話裏囉嗦！

有的人對這樣的電話應答方式也懶得再“説”，乾脆一聲不吭將電話掛了。本來還想聯繫一些業務或者提供一些信息，一聽他這口氣就不舒服，説了等於白説，這種人懶得理他。

大家每個人都希望別人以禮相待，有誰願意同不懂得禮貌的人打交道呢？所以，在接聽電話時，一定要注意應有的禮貌。

第6篇

説講是一種命令式的方式，即難讓人理解，又不禮貌。有的人在接聽電話時，一接起電話立刻説:“説”或“講”，或者多加一兩個字“聽到，説!”

這種行為在公司、企業內部也許還能夠理解，由於某種原因工作繁忙，時間緊張，沒有太多的時間應對電話，期望對方直截了當，別浪費時間。但這種硬邦邦的電話接聽方式顯得過於粗魯無禮，有一種盛氣凌人的.氣勢，好像是擺架子。給人的感覺是“有什麼話快説，老子沒空和你在電話裏囉嗦!

有的人對這樣的電話應答方式也懶得再“説”，乾脆一聲不吭將電話掛了。本來還想聯繫一些業務或者供給一些信息，一聽他這口氣就不舒服，説了等於白説，這種人懶得理他。

大家每個人都期望別人以禮相待，有誰願意同不懂得禮貌的人打交道呢所以，在接聽電話時，必須要注意應有的禮貌。

第7篇

一、電話鈴響兩遍就接，不要拖時間。拿起呼筒第一句話先説“您好”。如果電話鈴響過四遍後，拿起聽筒應向對方説：“對不起，讓您久等了”，這是禮貌的表示，可消除久等心情的不快。如果電話內容比較重要，應做好電話記錄，包括單位名稱、來電話人姓名、談話內容，通話日期、時期和對方電話號碼等。

二、電話的開頭語會直接影響顧客對你的'態度、看法。通電話時要注意儘量使用禮貌用詞，如“您好”、“請”、“謝謝”、“麻煩您”等等。打電話時，姿勢要端正，説話態度要和藹，語言要清晰，即不裝腔作勢，也不嬌聲嬌氣。這樣説出的話哪怕只是簡單的問候，也會給對方留下好印象。只要臉上帶着微笑，自然會把這種美好的、明朗的表情傳給對方。特別是早上第一次打電話，雙方彼此親切悦耳的招呼聲，會使人心情開朗，也會給人留下有禮貌的印象。電話接通後，主動問好，並問明對方單位或姓名，得到肯定答覆後報上自己的單位、姓名。不要讓接話人猜自己是誰(尤其是長時間沒見的朋友、同事)，以使對方感到為難。

三、打電話時，應禮貌地詢問：“現在説話方便嗎”?要考慮對方的時間。一般往家中打電話，以晚餐以後或休息日下午為好，往辦公室打電話，以上午十點左右或下午上班以後為好，因為這些時間比較空閒，適宜談生意。

四、打電話、接電話時，如果對方沒有離開，不要和他人談笑，也不要用手後住聽筒與他人談話，如果不得已，要向對方道歉，請其稍候，或者過一會兒再與對方通電話。

五、對方要找的人不在時，不要隨便傳話以免不必要的麻煩，如必要，可記下其電話、姓名、以回電話。

六、要學會配合別人談話。我們接電話時為了表示認真聽對方説話，應不斷地説：“是，是”、“好，好吧”等，一定要用得恰到好處，否則會適得其反。要根據對方的身份、年齡、場合等具體情況，應付方式各異。

七、掛電話前的禮貌也不應忽視。掛電話前，向對方説聲：“請您多多指教”、“抱歉，在百忙中打擾您”等等，會給對方留下好印象。

八、辦公場合儘量不要打私人電話，若在辦公室裏接到私人電話時，儘量縮短通話時間，以免影響其他人工作和損害自身的職業形象。