辦公用品管理規範

為規範公司日常辦公用品管理，降低辦公耗材的使用成本。特制定本管理制度：

1、適用範圍

1.1 本制度規定了辦公用品的管理內容，管理程序與考核要求。

1.2 本制度適用於辦公用品的採購、保管、領用等管理環節。

2、辦公用品包含日常工作所需用品、印製品等

2.1 日常辦公所需各種文具、電話、紙張、辦公桌椅、各類文件夾類物品，電腦、傳真、複印、打印機等設備及配件、耗材。

2.2 印刷品指各類信紙信封、名片、帳冊、報表及產品資料、説明書等。

3、管理程序與要求

3.1 公司辦公用品實行限額採購、分類管理。

3.2 各部門所需辦公用品，由財務部指定專人採購及保管。

3.3辦公用品所需費用實行“核定指標，限額使用，限額採購，超額考核”的原則。費用指標由財務部根據部門工作性質及人員構成情況核定下達（各部門辦公費指標包括打印文件、複印費），費用指標納入全面預算之內。

3.4 各部門所需的辦公用品，實行按月採購，使用部門必須提前以書面形式提出採購申請單（見附表1）並由部門領導審核；行政辦公室彙總後報主管領導審批後方可由採購部進行採購。

3.5 公司通用（公用）的信紙信封、傳真紙、計算機打印紙、一次性茶杯等物品由行政辦公室根據使用量分批採購與保管。有關部門需要時須指定專人負責領用並辦理領用手續，費用按月結算。

4 、辦公用品採購管理

4.1 行政辦公室要根據公司下達的採購費用計劃，嚴格把好審批關，有效控制費用。

4.2 負責辦公用品採購人員，必須嚴格按照批准的採購計劃進行採購，不得盲目採購，造成積壓。

4.3 採購人員應熟知市場行情，要貨比三家在比質比價的基礎上選好供應商，努力降低採購成本。

4.4行政部對採購回來的價格、質量等進行監督。

5、 庫房管理

5.1 庫房物資的存放必須按分類、品種、規格、型號分別建立賬冊。

5.2 採購人員購入的物品入庫必須附有合格證及入庫單，收票時要當面點清數目，檢查包裝是否完好，如發現短缺或損壞，應立即拆包清點數目，如發現實物與入庫單數量規格不符時，庫房保管員應向交貨人提出並通知有關負責人。

6 檢查與考核

6.1 採購人員必須樹立嚴謹的工作作風，確保採購的物品品種對路，庫存合理，開支適當，凡因採購人員粗心大意，多采購，造成積壓，每次扣20元。

6.2 採購人員購入的物品必須量適質優，凡購入的物品不合格，按損失金額的50%處罰。

6.3 財務部應嚴格掌握控制辦公用品領用範圍，堅決制止不合理開支，因工作失誤，造成不合理開支，每次扣罰部門或責任人30元。

6.4 各部門必須嚴格按照公司下達的辦公費指標及辦公用品開支範圍，根據本部門工作，合理申報計劃，有效控制辦公用品發放人員範圍。因管理不嚴，辦公用品被私人挪用，每次扣罰責任人30元。

6.5保管員應熟練業務，堅守崗位，服務熱情，無其他任務而服務不及時，每次扣10元。

6.6 上述檢查與考核工作由行政辦公室負責執行，其他部門如發現需考核的事項，可直接向行政主管進行舉報。