主委員會會議制度

為了規範深圳蔚藍海岸一二四期業主委員會會議的召集、召開和會議信息的發佈等工作，依據有關法律法規和《蔚藍海岸一二四期業主大會及業主委員會議事規則》，特制定本制度。
第一條：業主委員會會議是保證業主委員會正常運作的基本形式，業委會委員有義務參加業主委員會會議。業主委員會會議應當有超過半數委員出席。
第二條：委員因故不能參加會議的，應提前向會議召集人請假説明，並儘量不要遲到早退。
第三條：會議表決程序按《深圳蔚藍海岸一二四期業主大會和業委會議事規則》的規定執行。
第四條：業主委員會召開會議時，根據議題需要可邀請政府部門、物業管理服務企業等單位參加。業主有權列席業主委員會例會。所有列席人員沒有表決權。
第五條：業主委員會會議分為例會和臨時會議。
一、例會召開時間為每月的第一週週日下午15：00時，如遇節假日或特殊情況不能舉行的，順延一週。會議地點為社區會議室。

二、每季度不少於一次與物業服務管理企業共同召開交流溝通會，會議可以和業委會每月例會合並召開。

三、遇特殊情況或根據工作需要，由主任、副主任提議或經三分之一以上委員提議或經所在地街道辦事處指定召開，可召開業主委員會臨時會議。
第六條：會議召開的程序
一、會議的準備
例會召開前必須確定明確的議題，擬製書面會議通知，會議前3日在業委會博客、QQ羣、業委會公告欄公佈（通知文件須按公章管理制度蓋章），會議通知中應寫明參會人、會議議題、會議召開時間及地點。需提前3日將會議通知及有關材料送達每位委員,會議通知由業委會祕書辦理。
臨時會議的有關事項由會議召集人通知各參會人員。臨時召集的會議不適用上述規定的，但必須在會議前一日將會議內容通知每位委員。
二、會議的召開及信息公佈
1.會議由業委會主任或副主任主持。各組織機構負責人分別主持自己職責內分工的議題討論。
2. 會議記錄。會議記錄由祕書記錄，會議記錄應該工整清晰，會議記錄本由業主委員會祕書妥善保管，不得毀損、遺失或銷燬。業主委員會祕書應該在會後整理成會議紀要，並送與會委員簽字確認後存檔。會議紀要應如實反映會議中各委員的發言內容及表決事項中的各委員表決意見和結果等，業主委員會委員對會議紀要、會議記錄的真實性承擔法律責任。會議議決事項應以公告的形式在小區內及時予以公佈。

3.涉及重要事項的會議由全體出席會議的委員簽字。
4.予以公佈的公告應按照公章使用制度進行蓋章後才能公佈。

業主委員會做出的決定，應當在作出決定後二天內，以書面形式，在指定業委會公告欄、業委會博客、QQ羣空間等向全體業主公告至少7天。業主委員會公告應該由業主委員會主任和副主任簽字，並加蓋業主委員會公章。

業主對業主委員會決定有疑問的，業主需在7天內向業主委員會書面提出；業主委員會委員或者執行祕書應該在收到業主書面提問時起三天內對業主的疑問作出初步口頭回應，並於7天內做出最終書面解答，最終書面回覆前應將書面解答內容向業主委員會全體委員書面彙報；業主委員會委員對解答沒有提出書面異議的，視作同意解答；業主委員會應該在業委會指定公告欄公佈業主的疑問和業委會的解答。

5.會議資料原件交由檔案管理人員（含錄音、影視資料）整理歸檔並妥善保管。

第七條：法律責任
一、業主委員會做出的決定，不得違反法律、法規、政策的規定，不得違反業主大會的決定，不得損害業主公共利益。業主委員會的決議違反法律、法規、規章，或超越《業主管理規約》和《議事規則》授予的職權致使業主委員會遭受財產損失的，業主委員會委員應該承擔民事賠償責任；但在業主委員會相關會議中對業主委員會決定表示反對並記載於會議記錄的委員不承擔責任。

二、業委會表決事項（例如小區設施及環境改善項目工程）應當避免出現利益衝突情形（例如由業委會成員親屬或其他關聯人蔘加由該業委會成員參與決策的採購項目），但是經過事前充分披露並且採取措施避免利益衝突影響的除外（例如涉及利益衝突的業委會成員迴避有關事項表決，並將此明確記錄在案）。在有關委員迴避的情況下，相關多數或全體要求相應核減以保證相關決議事項不致因人數問題而無法表決。
三、不按本制度執行造成的一切後果，由責任人承擔相應的經濟和法律責任。
第八條：本制度自****年4月13日深圳蔚藍海岸一二四期業主委員會全體會議表決通過之日起生效。

****年4月13日