業務部管理制度

業務部管理制度

一、業務處理制度：

為使本公司有關業務的處理有所遵循，以利業務的推展，特制定本制度。

1、報價處理：

（1）、向客户報價的原則：向用户報價前，必須瞭解清楚客户資料，是否屬於一般用户、重點發展的用户判斷其需求力，然後根據公司業務工程師成本核算情況由公司領導進行準價報價。

（2）、按毛利報價權限：產品毛利在50%（含50%）以上業務員可在外先期自己決定（後走審批流程）；毛利在30-50%（含30%）需請示業務經理決定；毛利在20-30%（含20%）需將詳細資料上報總經辦決定：毛利在20%（不含20%）以下由總經理決定。

（3）、業務員未按照公司報價流程私自報價的造成公司損失（負毛利）或公司名譽受損的業務員承擔全部損失，情節嚴重的將追究其經濟責任和法律責任。負毛利計算方法為該產品毛利10%（含10%）以下。

2、訂單處理

（1）、客户以電話、傳真或網絡通知方式或當面通知進行訂貨；

（2）、業務接受訂貨時，應先調查有無該項庫存，如有庫存即予填具《送貨單》給倉庫發貨；若無此項庫存，立即轉換為公司《施工單》，確定生產交期；

（3）、若客户以現金或支票方式訂貨時，應於《送貨單》備註欄內，註明現金交易；

（4）、若訂單數量多，須先收部分訂金時，待客户預付訂金後，方通知生產單位生產；

3、出貨

（1）、業務人員根據《送貨單》數量出貨,倉庫根據《送貨單》發貨,客户簽收後交業務助理統一管理;

（2）、凡無銷售行為的出貨（送樣品等），需填具《送貨單》，並備註“樣品”等字樣；

（3）、業務開具《送貨單》時，需同時開具《放行條》等證明及辦妥各項運送手續；

4、客户投訴處理

（1）、公司接獲客户投訴時，應填寫《客户投訴單》，將客訴的原因詳註後，轉交品管部、工程部、生產部，作客訴記錄及責任的判定。

（2）、經判定非為公司的責任時，將處理的經過及建議填寫於《客户投訴單》後，轉交業務部，通知客户；

（3）、若判定為本公司責任時，則由品管單位召集工程、生產部門會集處理方案，並將處理的建議寫成處理方案，並送呈總經辦審核。

（4）、接獲客户投訴時，應立即處理，並於不遲於三天內回覆；為防止再度發生，應將處理後的客户抱怨單送相關部門傳閲，並就其發生原因進行研究改善；

5、客户管理：

（1）、對於客户管理，則應依其分類，決定例行月份的拜訪及預定次數。另外，在開拓新客户方面，應設定每月的開拓預定數，進行有計劃的業務拓展活動；

（2）、對於舊客户與預定客户方面的資料，則應建立客户資料卡，記錄下列所規定事項，並隨時注意更改資料：①產品的種類項目、人員、設備、能力；②銷售情況、需求情況；③過去的客户交易情況；④付款情況、信用狀況；⑤公司內部下單手續的過程、付款手續過程；⑥行業的景氣狀況；

（3）、經常與客户溝通，保持密切的關係，探尋訂貨情況及其公司的需求，設法延攬交易；

（4）、為了加強與客户溝通，瞭解我司是否能滿足客户的需要並對客户滿意度進行信息調查回饋，以解決客户所遇到的問題，努力滿足顧客的需要，並在此基礎上持續的改進，從而提高客户對我司的滿意度，完善公司的整體形象。

（5）、所有業務員必須要報備客户檔案,並且要完整記錄。填寫要求如下:

1).客户單位信息，聯繫方式，目前所使用產品的情況，對本公司產品的評價等；

2).聯繫人資料：姓名、 職務、生日、興趣愛好、關係等級等。

（6）、業務員客户保障措施:

1). 同一客户誰先報備客户就由誰跟蹤（其業務提成全部算給該業務員）即同一客户只能有一個業務員跟進原則。

2).如有客户直接聯繫公司的，根據客户提供的業務員姓名或公司根據業務員報備的客户檔案來確認跟進的業務員；如業務員已經離職或無人報備，由公司指定專人跟進並更新報備的客户檔案.

3).在老客户要求公司重新報價或降價時,必須獲得業務經理批准.

4).業務員必須加強新老客户維護工作,必須堅持定期拜訪工作.將月拜訪計劃和拜訪記錄及客户滿意調查表每月彙報給業務經理和抄送給業務助理統一管理。

6、合同管理制度：

嚴格業務合同管理制度 

（1）、業務人員在業務過程中與任何客户發生的交易都必須按公司原則簽訂購銷合同（合同根據項目具體情況擬訂），並雙方簽字蓋章。如有些隨機業務而無需或無法簽定雙方合同，依照合同範本（範本樣式根據具體情況而定），項目負責人需自身補齊合同交於部門經理，並同時備份給業務助理存檔，需依照檔案保管程序妥善保管，並連同其它文件做為銷售審核文件。 

（2）、每個業務人員在簽定每份購銷合同中，應明確標出合同號。合同號表明格式為：時間（年度、月份）-項目名稱-流水號。業務助理應協助業務人員立檔，以備存查。 

（3）、合同管理；凡簽定的正式合同，一律須及時交於公司財務及業務助理存檔。業務助理需依照檔案管理程序妥善保管。並須及時將簽定的正式合同複印件交於財務，財務立檔以便督促收款。 

7、處理對賬單

月底要及時將對賬單處理好並經過審核後交給客户確認，並保存好回籤的對賬單,按公司財務部要求提交完整資料和單據由財務入賬。

8、回籠貨款

業務部要根據和客户約定好的付款時間及時跟催貨款，保證貨款及時回籠。

二、相關管理

1．出差管理

業務員出差前應填寫《外出放行條》人員核准。未經允許之出差行為以曠工論處。

2．業務員管理

1).業務員每天回來後，必須按照規定把當天拜訪客户的情況認真填寫《業務工作彙報》以郵件或書面上報部門經理，公司統一協助解決問題.

2).月報：業務員每月上班最後一天（如遇週日向前推）9：00點前，把一月的總結情況以郵件或書面方式上報部門經理(每個客户已下定單,流失定單,營業情況,開發客户數等等),共同分析原因,掙取公司最大業務量.

4).正確處理客户異議，注意工作方式，樹立個人形象，打造公司形象。

5).嚴格執行公司促銷政策，所有促銷產品一律不得退貨（除質量問題）

6).不得發生竄貨，如發現竄貨每次罰款500元，並承擔因竄貨發生的一切損失。

7).不得私自截留公款，一經查出移交司法機關處理.

8).所有業務人員必須貫徹公司保密協議,如有泄露公司經營或相關技術祕密的一經查出移交司法機關處理.

9).部門所有人員需按照公司文件管控程序要求，所有電子檔資料必需及時存入文控中心保存，且分類清晰便於查找。

業務部費用管理制度

本公司業務相關費用實報實銷,參照發下標準.

一、市區內出差

（1）市區內出差以公交為主。

（2）因工作需要須搭乘計程車者，經部門經理級以上特准方可搭乘。

（3）若需用公務車，則填寫《派車申請單》經審批、核准後方得外出。

二、省內、省外出差

1、業務總監：所有的交通工具。

2、部門經理級別：摩托、巴士、的士、輪船（二等艙）、火車（軟卧）、的士。

3、業務員、其他員工：摩托、巴士、輪船（普通艙）、火車（硬座）、的士（申請）。

4、不論任何級別，因時間緊迫或合理成本考慮而乘坐飛機時，需提前申請並經審批方有效，否則以火車計價報銷該路程費用。

6、多人出差起止地點相同時，若共同乘坐同輛的士出（返）差，交通費僅能由一人代表申報。

2、住宿費用最高標準(因公而無法趕回公司的)

（1）住宿費用的使用標準大致分為（提倡節儉）：

A 業務經理級別人員：100-150元/天

B、高級業務級別人員：60-100元/天；

C、業務人員：45-60元/天

（2） 市區內出差原則上要求工作當天返回。因工作的特殊情況需住宿不得高於80元/天（事前必須經上級領導同意）；

（3）經理以下人員兩人（同性別）同時出差同一地點時，應以同住一房，並以不超過二人住宿標準合計之80%報銷。報銷此類住宿費用僅由一人代申報，註明使用人員。

3、出差生活補貼

出差生活補貼按地區標準、出差天數給予補助。以每天30元/人進行核計,市內無補貼.

3.1 出差天數以中午12:00為界限，以車、船票的時間為標準。

3.2 出發時間≤12:00的，出差天數為1天，反之為半天。

3.3 到達時間＞12:00的，出差天數為1天，反之為半天。

3.4 業務人員到公司業務單位所在地出差，期間接受業務單位接待的，則生活補貼不予發放。

4、交際費用説明：

為加強員工之間的溝通，或為某一特別的主題、或作公關和銷售活動可以聚餐或娛樂，但必須遵守以下規定：

a.屬於事先預知的情況，必須事先取得書面核准；屬於臨時發生的緊急情況的，必須在事後補得上述書面核准。

b.這類費用產生的原因必須是有必要的、合理的和可解釋的。

c.所產生的費用必須由當時在場的最高主管進行報銷，並在報銷時向其上一級主管説明具體原因。

d.各級經理有責任和義務對此類費用的發生加以控制和管理。

e.報銷時應註明所有在場人員姓名。

f.業務活動經費由業務經理統一管理.