物業檔案管理制度8篇 高效便捷的物業檔案管理：精細規範與信息化並舉

本文旨在介紹物業檔案管理制度，通過對物業檔案管理的重要性和作用進行闡述，幫助讀者理解和應用該制度。物業檔案管理制度是一套規範化的管理流程，用於統一管理物業檔案、提高工作效率和信息化水平。通過實施該制度，可以實現檔案的合理分類、便捷查詢和安全保管，為物業管理工作提供更好的支持和保障。

第1篇

1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入櫃--利用--檢查

1.2.1房屋檔案：包括本物業的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線路圖紙、使用説明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養合同及維修保養記錄等;

1.2.3業主檔案：包括業主入住時所填寫的"業主概況表"、"業主公約"、"入住契約"、"前期服務協議"、"接房登記表"等。

1.2.4文祕檔案：包括業主公約、商家公約、業委會決議、物管政策法規、市區房管局的文件以及對本物業進行管理的各項規章制度等;

1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證複印件、上崗證、學歷證複印件、職稱證複印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

1.2.6財務檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納税報表、維修基金使用的預算、計劃、業委會批准使用的文件等。

2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，並保存複印件。

2.2.2採用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠捲、照片、圖表等，並採用適當的.保存方法。

2.2.3加強保密意識培養，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

2.2.4實行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開發多媒體信息查詢系統。

2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分櫃保存。

2.2.7實行檔案管理工作檢查經常化。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。

第2篇

1、發文格式中,函、通告、通知、報告、請示等文件如何使用

(1)函:與不相隸屬機關或本系統單位之間互相商洽和聯繫工作,詢問和答覆問題等用'函'。

(2)通告:在工作中可能出現或已經出現了問題,或者是有些工作或其他事項需要外界配合等用'通告'。

(3)通知:是'發現行政法規和規章,轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文批轉所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執行事項時所使用的下行文種'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'會議通知'、'任免通知'。

(4)報告:向上級機關彙報工作,反映情況,提出建議,答覆上級機關的詢問等用'報告'。

(5)請示:請求上級機關對某項重要工作作出指示,答覆和批准事項時用'請示'。

(4)徵訂有關物業管理的專業信息、刊物及法規彙編等資料;

(6)保持與物業管理各政府業務主管部門的聯繫,從中獲得物業管理的有關文件法規;

(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時間整理前一年的檔案材料;

(4)檔案工作應統一領導,分級管理。公司辦公室負責公司的主體檔案,對各職能部門的'檔案管理工作進行指導和檢查,各職能部門分層管理本部門的檔案工作;

(5)檔案材料的收集和清理要便於公司及各部門的利用;

a、檔案材料的分類方法主要有:部門分類法、問題分類法、材料性質分類法、人物分類法和時間分類法。各部門應根據自己的工作性質和涉及範圍確定分類方法。

b、檔案分類項目一旦確定,要執行到底,不因易人而變更。

c、正式歸檔材料一般指已經處理完畢的材料。對歸類界限不明確的材料,可根據材料與類目的密切程度進行歸類。

c、填寫材料目錄表,其主要內容有:順序號、發文部門、標題、文號和日期;

(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。

(9)檔案材料的保管。檔案材料應集中指定地點保存,並按類上架進櫃,注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發生,要經常對檔案材料進行檢查。

物業管理公司應保存的基本材料有:會議記錄;上下行文;政府文件;工作計劃、總結、報告;規章制度;調查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評比記錄;物業管理委託合同;物業管理各項分承包合同、協議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗收合格證明材料;技術圖紙、工程檔案;客户/業主檔案;固定資產清單;財務憑證、帳冊、報表;財產和物資單據;各類經營證明、證件等。

第3篇

為了加強物業檔案科學化、規範化、標準化的管理，充分發揮物業檔案在物業管理活動中的作用，更好地為物業管理服務，根據《中華人民共和國檔案法》以及有關法律、法規、規章特指定檔案管理制度。

1、公司應加強對所轄物業檔案管理工作的領導，把物業檔案管理工作列入物業管理工作的重要內容。

2、設立相應的檔案管理部門，配備專職人員和必要的專用庫房、裝具設備等，對物業檔案實行集中統一管理。

3、按規定整理、保管本單位本部門形成的物業檔案及有關資料，並做好提供利用。

4、凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的'有機聯繫，並做到完整、準確、系統。

5、歸檔的文件材料應以原件為主，複製的文件必須註明來源單位及時間，字跡工整，圖表圖像清晰。

6、形成物業檔案的部門負責整理，經檢查合格後，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。

7、物業檔案管理人員，應建立各類檔案總目錄、分類目錄和微機查詢目錄等檢索工具。

8、物業檔案管理部門要進行物業檔案的整理、利用、鑑定、銷燬等情況的統計。

9、凡需銷燬的檔案，必須經過物業檔案所有權人，物業檔案管理人員的鑑定，編制銷燬清冊，提出銷燬報告，經相關部門批准，在指定地點銷燬。

10、物業管理的保管要有專用庫房，符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高温等保管要求，並定期檢查檔案的保管情況，對破損和褪變的檔案要及時修復，確保物業檔案的完整與安全。

11、任何部門或個人不得私自藏匿、隱瞞物業檔案，不得私自塗改、偽造、銷燬物業檔案。

12、借閲檔案須經領導批准並填寫借還檔案清單，用完後及時歸還入檔。

第4篇

2.客户資料按單元號一户一檔建立，按樓層統一存放在客户檔案文件櫃內。

3.每個客户檔案內由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客户加班等申請單等組成，退租客户的資料須及時裝訂另存。

4.每個客户檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。

5.客户檔案的'標牌須與檔案內現客户的公司名稱吻合。

6.客務部每年整理一次退租客户檔案，對已裝訂好的退租客户資料打印目錄後按樓層裝入文件盒內存放。

7.客户檔案查閲可向客務主管借出，經客務部經理批准後在客務部辦公室閲覽。

8.原始客户檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經客務部經理同意方可修改。

9.客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設置客户檔案管理系統，將客户各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。

為做到客户服務部與客户的良好溝通，掌握客户的人員構成、公司性質、物業費交納情況等，有必要建立一套綜合的客户信息系統，而客户檔案可以協助客户服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客户信息並管理好這些信息，特建立此制度。

客户檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。

12. 客户單位有關的工程檔案（與二次裝修工程有關資料）與工作程序

1. 及時上行下達客户與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記並製作各種表格。

3. 做好與客户有關各類文件的檔案工作，並定期整理，以備隨時查詢及跟進；

第5篇

為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。

1、一般保密文件：公司的規劃文件、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、協議書、合同書、項目方案、公司註冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關的政府文件法律文件等。

2、專業技術文件：專業技術圖紙、説明書、資料、文件、書籍、軟件。

3、機密文件：上述專業技術文件以及年度計劃、統計文件、財務憑證、財務報表、審計文件、經營情況、勞動工資和人事檔案等。

4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。

5、有關公司發展的圖片、錄像、實物等，均屬檔案保管範圍。

1、合同按照《合同管理規定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。

2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。

（1）如存檔文件資料為傳真件時，必須複印一份存檔。

（2）凡涉及經濟利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應長期保存；其他文件視其價值確定保存期限。

（3）檔案的歸檔要及時，除特殊情況外，要求一項工作結束後存檔。歸檔文件應保證其齊全完整，如有短缺應立即追查歸入；文檔的處理手續要完備，如有遺漏立即補辦。

（5）公司發出的文檔都要在電腦中保留副本，並按文本文件歸檔方式命名保存。

（6）電腦文檔信息要按年度進行存盤處理，將重要的信息資料轉存軟盤或光盤，並存放於磁盤盒內妥善保管。

1、部門主管及以上人員可直接借閲一般性檔案資料，如借閲機密資料，須經經理批准。

2、其他員工借閲與本職工作有關的資料時，可直接借閲；如借閲與本職工作無關的檔案資料或機密資料，須經本部門主管和行政部主管同意，必要時，需請主管副經理批准。

3、借閲時，原則上只允許在公司內使用，並辦理借閲手續，當天借閲當天歸還；機密文件和絕版文件只能在存檔處查閲，不予借出；如特殊情況確需借出時，須由經理簽字後方能借閲。

4、借閲的'資料必須妥善保管，不得塗改及私自複印。如確需複製，一般資料，須經部門主管批准；機密資料，須經公司經理批准。

5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個人原因致使機密文件丟失或泄露機密的'，其後果由責任人承擔，必要時公司將採取法律手段保護公司的利益。

1、專業技術資料除另有規定外，公司指定技術部門專人管理。

2、屬於工作需要而發給有關部門的技術文件資料，在領用時必須辦理登記手續，實行“誰領用誰保管誰負責”的管理原則。管理人員每月負責將已發放文件資料的情況書面通知行政部。

3、長期領用的文件資料，責任人必須妥善保管，不使用時要及時歸還。同時，技術部門的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進行一次核對。如發現有丟失，必須書面通知行政部，並上報公司經理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結果由公司經理視其造成的影響酌情處理。

1、除物業公司經理外，任何人無權私自銷燬公司任何檔案資料。

2、每年底清理檔案後應將沒有保存價值的文件銷燬，銷燬時應先報請公司經理批准，登記留底並抄送一份給總公司辦公室後方能銷燬；銷燬時，應焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。

3、經批准銷燬的檔案資料，檔案管理人員應編制銷燬清單，經主管副經理簽字後，由專人負責辦理。銷燬清單應作為檔案資料長期保存。

每年年底清理公司所有文檔，將已經辦理完畢具有保存價值的文檔組合成案卷；立案時應編制卷內文件的順序號、文件號、責任人、題名日期、頁號等，並附立卷登記表一份。

1、員工離職時，必須將所領借文檔資料全部歸還，由相關管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規定扣罰責任人。

2、檔案資料轉移時，必須報請主管副經理以上批准，並辦理交接手續。

3、凡違反本規定的，除已有規定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節嚴重者，加重處罰。

4、隨時接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢查。

第6篇

1、公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管，由文員專職文件存檔、註記工作。

2、有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住户資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件櫃要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。

3、物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

4、物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

5、物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認後方可離任。

6、物業管理公司檔案日常需經常使用部分應複印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

7、因工作需要借閲、複印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的'作泄密處理。

8、公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。

9、物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，並保留追究其法律責任的權利。

第7篇

物業檔案是隨着物業管理行為的出現而產生的,儘管檔案管理不是物業管理工作的主要環節,然而其重要地位卻不容忽視。物業管理工作正式開展後,幾乎每一個環節都離不開檔案,無論是維修、養護物業設施,還是瞭解業主及物業使用人情況,或是收取管理費用、開發經營活動等,都要用到物業檔案。隨着現代科學技術的發展,無論是物業管理還是檔案管理,都在向着現代化的管理目標邁進,物業檔案的現代化管理也成為必然趨勢。

物業檔案是物業管理公司在從事物業管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨着物業管理的不斷髮展和完善,物業檔案的種類也在不斷增加。

1、設立檔案室,採取系統化、科學化、現代化的先進手段,建立相應的規章制度,對所有檔案資料進行嚴格管理。

2、資料的收集堅持內容真實的原則,根據實際資料和信息資料的內容,在實際工作中從需要出發,擴大資料的來源渠道。

收集後的所有信息資料,統一由檔案管理員整理。整理的重點是去偽存真,根據檔案的來源、信息的內容、信息的`表現形式等特點進行細分,做到條理清晰、分類合理。

房產公司提供資料產權資料立項文件、工期批覆文件、規劃會審文件、規劃用地許可證、土地證、擴初會審文件、建設規劃許可證

技術資料規劃圖、竣工圖、地質勘察報告、工程預決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設備使用技術資料

管理處建立的資料物業資料小區基本資料、商業網點資料、娛樂設施資料、路標、門牌、室號配置圖

業主資料入住通知書、業主公約、業主情況登記表、裝修申請表、房屋交接單

日常管理資料日常工作記錄、各類協議、各種設施設備檔案

1、按照資料本身的內在規律、聯繫進行科學地分類與保存。

2、檔案按不同業務性質、編號、造冊、編輯,分櫃保存,運用計算機等先進的管理手段,儘可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便於查找和調用。

3、檔案的出室、入室都有嚴格的規定:出室必須由管理處主任同意,經登記後方可借出;入室時,須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,並追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。

4、檔案的管理環境做到'三防',即防火、防潮、防變質。

第8篇

(1)維修檔案屬工程檔案的一部份，由工程部文員統一管理。

(2)設備維修檔案按強電、弱電、機管、電梯、空調、裝修、用户單元內設施分類。

(3)用户單元維修檔案用標籤按不同檔案分開，其他檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標籤。

(4)文員根據返回工程部的維修單每天填寫維修檔案記錄表，並錄入電腦中已設置密碼的'“維修管理”項目。

(5)文員每天核對發出和返回的維修單，將有關內容如實錄入維修檔案記錄表，如發現不符馬上追查原因。

(6)文員每月對維修檔案記錄、維修單等進行整理，並分類歸檔。

(7)維修檔案為評估大廈設備運行情況和用户室內設備狀況的根據，應妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由工程部經理、系統工程師組成的鑑定小組統一審定後銷燬。