公司物資採購流程管理制度5篇 高效管理：公司物資採購流程優化

本文主要介紹了公司物資採購流程管理制度，該制度旨在規範公司物資採購流程，提高採購效率，並確保採購活動的透明公正。通過制度的實施，能夠有效地控制成本，優化資源配置，提升公司整體運作效能。

第1篇

規範物業公司採購流程，明確採購責任，對採購過程進行管控，確保採購的物資、服務符合公司規定的要求，以保證公司利益。

物業管理所需要的所有物資（如項目開辦物資、工程保養、修繕、保潔、消防、保安、綠化、相關部門所需物資等）的採購活動。

1、項目各部門：按照當月資金計劃由部門負責人負責制定採購計劃申請，並協助行政部進行物資核對、清點入庫或緊急採購結算；

2、綜合事務部：採購專員負責協助公司綜合部相關人員確定採購分供方、把控物資價格、協助簽訂合同、受理產品及服務質量的投訴等；

3、客服總監：負責審核採購計劃，包括計劃內和計劃外物資採購申請。

各部門負責人根據下月的物資預計用量並結合項目預算及月末庫存情況，在每月25日之前以《採購申請單》的方式提出下個月的物資採購計劃，寫明物資名稱、型號、規格、數量、單價等（如有特殊要求，須備註説明）。

月度物資採購計劃由需求部門負責人於每月25日前提出書面採購申請，由庫管員、財務人員、客服總監於28日前完成審核，每月28日提交公司綜合部總裁助理或物業運營中心總經理審批，根據ab兩類物資情況，審批流程如下：

項目需求部門負責人提出申請後，需倉庫管理員審核，檢查倉庫是否有庫存或者替代品，若無則同意申購，流入下一審核環節；

項目財務人員根據當月資金計劃，對各部門負責人上報的採購申請進行審核，若在資金計劃內則同意申購，若不在資金計劃內則審核駁回，如遇緊急特殊情況需在資金計劃外採購的，需追加預算申請，説明情況，方可通過，審核完成報客服總監，客服總監完成最後一步審核流程，流入下一審批環節；

物業總經理審批通過後轉至綜合事務部採購專員下單採購。

除履行a類物資審批流程，在物業總經理審批通過後流向集團總裁助理處進行審批，審批通過後方可下單採購。

除履行b類物資審批流程，在集團總裁助理審批通過後流向集團總裁處進行審批，審批通過後方可下單採購。

行政部採購人員在採購物資時要選用符合要求的供應商，在公司指定的合格供應商名單內進行採購活動；

對新型、首次購買的物資，在公司沒有固定分供方的情況下，項目行政採購人員需配合公司負責採購的人員一起蒐集供應商和產品的信息，協助完成新分供方的確定。

各需求部門將批准後的《採購申請單》提交給負責採購的人員，由其在合格供應商處進行採購。嚴格控制在計劃範圍內並根據項目預算內安排開支。所採購的物資有質保要求的貴重物資應簽署合同、協議並經評審。

如因特殊情況需追加計劃開支或超計劃開支的應由各部門提出追加預算申請，並詳細説明原因。

行政部採購組在支付費用及採購物資前需借款時，由經辦人填寫《借款單》，財務部根據相關合同、協議或計劃審核後，辦理借款。

採購回來的物資由提出採購計劃的部門負責人、庫房管理員等驗收，驗收合格後交庫管員辦理入庫手續並填寫物資入庫單，留下記錄。

物資採購入庫後，庫管人員負責通知各需求部門領用物資，建立物資出庫領用單，並做好登記，建立物資台帳。

經驗收合格無誤的物資採購入庫後，採購人員以《費用報銷單》的形式於每月**日之前，向公司財務部提出報銷申請，並附上經審批完成的物資採購清單、入庫單及相應發票。

第2篇

本制度規定本公司的物資採購和管理工作內容及要求。

本制度適用於本公司內的材料採購、驗收等管理工作。

1、材設科是本公司工程材料設備和管理的歸口管理部門。

2、施工單位具體實施工程材料設備的採購、驗收發放使用等管理工作。

1、按照批准的物資採購計劃和文件,按質量準確採購各項目部所需的工程材料、工程設備,遵守國家有關法律法規,執行本公司《採購控制程序》的有關規定。

主要物資:砂、石類、紅磚、門窗、防水材料、電焊條、管材、電線電纜等各類地方材料。

b、工程項目進度表(如遇計劃更改,應補充計劃表),在需用材料清單中應註明品種、規格、數量、質量要求以及供貨時間等內容。各使用單位每月應提前將所需材料清單按物資種類報送質量科組織採購。

c、材設科接到需用材料清單應結合庫存情況,統一策劃,分別編制材料採購計劃。

d、重要材料採購計劃須經公司經理或各施工項目部負責人進行審核批准後實施,主要材料及其它材料採購計劃由各施工項目部負責組織實施。

e、物資採購後要準確、及時、迅速地驗收物資,做到合理保管,妥善養護,減少保管損耗,使物資安全存放。

(1)材料採購的供方一般應在單位頒發的合格分承包方名單中確定,質量科檢查監督。

(2)各種材料採購合同,由質量科負責簽訂,經理辦檢查監督。

(3)材料採購合同必須符合《經濟合同法》有關規定,儘量採用國家標準合同文本。

(4)對違反合同,不能按質按時供貨的分承包方,各單位應及時上報質量科,由質量科提出處理意見,並報主管領導批准後予以通報除名。如該承包方從名冊中除名,此部門在一年內不得使用。

(1)根據採購合同和生產要求,必要時質量科應組織質檢員不定期的到分承包方(供方)貨源處進行驗證,發現問題及時提出改進要求,確保供方按質、按量、按時供貨,這種驗證也可在採購文件中約定,但不能作為進貨驗收時的依據。

(2)如工程合同中規定(質量科)需對分承包(供方)物資進行驗證工作,但不能代替材料部門的驗證,也不能減輕本公司履行合同責任。

重要材料、主要材料的進貨驗證由施工單位項目部負責,質量員驗證,其它材料的進貨驗證,應由施工單位委派的倉庫保管員驗證、負責。

(4)材料進貨驗證必須按合同條款進行,根據分承包提供的有關規格、數量、質量等證明文件,清點查驗進庫(工地)材料,材料驗證人員填寫"物資驗收記錄"具體執行《生產和服務提供控制程序》及《過程和產品測量和監視程序》。

(5)需作複試檢驗的材料,由各使用單位及時送試驗室。根據複試檢驗報告作好有關標識工作。

(6)在進貨檢驗中發現不合格材料,應及時按規定作出不合格品的處理工作,並按《不合格品控制程序》進行控制。

第3篇

為規範公司的採購行為，降低公司經營成本，特制定本辦法。

4．1．1辦公用品由管理部採購後及時到倉庫辦理相關的出入庫手續。

4．1．2生產部用所有原輔材料、備品備件等均由物控部統一採購。

4．1．3各部門的採購物資均要填寫購物申請單，經部門領導簽字審核，報物控部門，物控部根據申請單制定計劃，選擇合格的供應商，進行物資採購。

4．1．4生產用原輔材料由倉庫根據每批產品的原材料消耗定額表，結合庫存情況及時編制採購申請單，並限定採購期限；物控部根據採購申請單編制採購計劃單，部門經理審核，實施採購。

4．1．5物控部根據銷售部下達評審後的訂單，由物流專員制定《訂單備料計劃清單》，交倉庫主管、物控部副總簽字確認後，進行分項材料編制採購訂單，經物控部副總簽字後傳真至供應商，並負責物資材料到貨進度聯繫，實施訂購跟單。

4．1．6當合格供方處無貨而生產急用，物控部需填寫特別採用申請表，組織各部門進行會議評審，總經理批准後方可特採；生產部在使用過程中需同其它產品分開進行標識、記錄；品控部跟蹤其使用並對其使用情況進行驗證。

4．2．1物控部根據質量體系的有關規定對供方進行選擇、評審和管理，制定供應商檔案。

4．2．2物控部在採購時應展開多方詢價、比價、議價、按照貨比三家的原則進行採購。

4．2．3採購詢價獲准後，採購員立即與供應商洽談買賣合同及合同條款，合同文本經過合同專員審核並由物控部經理以上領導實施批准。

4．2．4買賣合同簽字生效後，採購員按合同交貨進度，及時催促供應商按時發貨。收到託運單據或提貨憑單後，立即前往提貨點，按提貨程序清點貨物品種、質量、數量或重量，相符後驗收。

供應商送貨到我公司，憑《送貨單》到物控部物流專員處開具《產品收貨通知單》，由物流專員通知倉庫到貨，同時通知品控部到現場來料驗驗，若需印刷車間、燙金模切車間配套實施上機模擬試驗的紙張、油墨、電化鋁等材料通知生產部經理試驗，試驗結論需生產部經理、品控部經理共同簽字確認合格後，品控部方可開具《產品合格證》，倉庫憑《產品合格證》、《產品收貨通知單》、《送貨單》、《採購訂單》由倉庫保管員對驗收合格的物料名稱、規格、數量等進行核對，核對無誤後倉庫主管在《產品收貨通知單》上註明實收合格物料數量並簽字。

對不合格品倉庫拒收。倉庫根據品控部出具的《不合格清單》將退貨物資數量、規格、價格編制退貨物資清單報物控部，由物控部與供方聯繫，經雙方確認，我司實施退貨處理；不合格的程序倉庫拒收，倉庫收貨需檢查有無採購訂單、送貨單、收料通知單、合格證，手續不全不得辦理入庫。

我公司到供應商單位處提貨，首先由採購人員對接收的物料名稱、規格、數量等進行核對，並對物料質量進行初驗，初驗合格後由採購人員在《採購收料通知單》上註明初驗合格物料實收數量並簽字。《採購收料通知單》（綠聯）由供應商留存。

物料運回我公司後，由來料檢驗員進行最終驗收，若驗收不合格作為退貨處理，《採購收料通知單》（白聯）由倉庫留存、黃聯由財務留存，倉庫保管員在物流系統製作《外購入庫單》，同時倉庫主管對《外購入庫單》進行審核並打印隨同《採購收料通知單》（白聯）一起送物控部。

4.4.1物控部每月做好付款申請，報總經理審核、董事長批准，由物控部物流專員跟蹤報批，需有六憑證（採購訂單、送貨單、收料通知單、合格證、入庫單、發票）上並有規定的倉庫管理人員簽字，再報物控部經理簽字確認報財務部票據審核，總經理批准，最後送老闆核准後，財務部方可進行財務入帳處理。

4.4.2若貨物有使用過程中發生質量問題，在採供雙方確認後，如果供應商未開具發票，由物控部負責將不合格品退給供應商。如供應商已開具發票，我公司未做財務處理，由物控部負責將原發票聯和抵扣聯退還供應商，供應商根據原發票開具的數量扣除使用過程中不合格數量重新開具發票給我公司。如供應商已開具發票，我公司財務已入帳的情況下，由我公司財務部在當地税務機關開具《退貨或折讓證明單》，供應商收到《退貨或折讓證明單》，根據退貨物資的數量、價款向我公司開具紅字增值税發票。

第4篇

2. 單項採購或批量採購金額達到公司規定的限額標準(一次性採購2000元,單件採購1000元)以上的採購項目,應當上報採購部審批。

3. 低於限額標準採購項目的採購方式及管理辦法,遵照財務借款與報銷辦法執行。

採購部是為組織實施採購活動而設立的專職機構及管理部門。主要職責是:

9. 擬定並調整公司集中採購目錄和公開招標採購範圍的限額標準。

公司採購方式主要是公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價議標和單一來源。

1.凡納入公司採購計劃資金超過10萬元以上的採購項目,原則上應實行公開招標。

2.能從有限範圍的供應商處採購的或者公開招標時間長、費用高,不能達到節約的目的,經總經理批准可採用邀請招標。

3.符合下列情況之一的,經總經理批准可採用競爭性談判方式採購。(1)招標後沒有供貨急需採購,而無法按招標方式得到的;(3)投標文件的.準備需較長應商投標或者沒有合格標的;(2)出現了不可預見的的時間才能完成或投標文件需要高額費用;(4)有特別要求的。

4.採購的貨物符合規格、標準統一,現貨貨源充足,價格彈性較小,售後服務好,經總經理批准可採用詢價議標採購。

(1)只能從唯一供應商處獲得,或供應商擁有專利權,且無其他合適替代標的;

(2)因原採購項目的後續維修、零配件供應、更換或擴充等一致性和兼容性要求,必須繼續從原供應商處採購;

各品牌經理報送採購計劃時,填報《採購計劃表》(以下統稱《計劃表》),本表一式兩份,部門留存一份,採購部一份。採購部對《計劃表》進行審查,財務中心把關,並於2日內將審查意見(附《計劃表》)送採購單位。

(2)採購單位報送的月份執行計劃,應是本月已經確定要購置且採購資金已經落實的項目,按規定應辦理審批的採購項目,應辦理審批手續。

3.採購部要根據批准的採購計劃,對採購清單審核無誤後,確定具體採購方式。其中,屬於集中採購的項目,由採購部按要求統一進行採購。

4.合同內容一經確定,採購單位應將合同草案的有關文件報採購部。採購部收到合同草案經財務中心審批後,方可簽訂合同。

5.購合同訂立後3日內,採購部應將合同副本報財務中心備案。

7.採購合同需要變更或終止的,採購單位應將變更或終止的理由及時書面上報採購部。

(1)供應商供貨完畢,採購部填報《採購資金支付申請書》(以下統稱《申請書》),持《申請書》、《質量驗收報告》和合同及合同約定的付款條件所要求的全部文件副本,向財務中心提出資金支付申請。財務中心的主管領導,根據合同、《驗收單》和《申請書》等必要的結算手續,審核無誤後,按公司《財務支款及報銷辦法》支付款項。

(2) 應急採購項目,經總經理批准後,可由採購單位先行採購,但應在採購活動發生之日起5日內辦理有關手續。

1. 採購部應當加強對公司採購活動的監督檢查。重點內容是:

(1)採購是否嚴格按照批准的計劃進行,有無超計劃或無計劃的採購行為;

2. 採購部和財務中心共同對採購活動進行監督,所有合同應通過財務中心核准。

採購單位在履行監督檢查時,應當如實反映情況,提供有關資料,自覺接受監督檢查。

第5篇

第一條為進一步規範公司物資採購程序，加強內部控制，明確經濟責任，確保生產經營的持續穩定，依據相關法律法規特制定本制度。

第二條公司日常生產經營所需的原料及主要材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品等均屬於本制度規範範圍。

第三條費用報銷及在外購物直接付款的零星物資採購不適用本制度。

第五條物資採購實行歸口管理制。原糧由採購供應部負責採購，輔助材料、包裝物由倉儲部負責採購、修理用備件及後勤用物資及辦公用品由後勤部負責採購。特殊情況下，經董事長或總經理批准，可以指定專人進行專項物資的採購。

第六條所有負責物資採購的人員必須充分掌握市場信息，及時預測市場供應變化，確保質量過關，價格低廉，供貨及時。

第七條推行合同管理制度，物資採購原則上要與供貨方簽訂合同，詳細註明供貨品種、規格、質量、價格、交貨時間、貨款交付方式、供貨方式、違約經濟責任等；否則，造成的損失由採購人員負責。

第八條實行比價採購制度，物資採購要貨比三家，確保所採購物資價格低廉，質量上乘。大宗物資採購建議實行招投標制度。

第九條實行採購質量責任制。採購人員對所採購物品的質量負有全面責任。如因失職而採購偽劣產品，採購人員應負經濟責任。禁止採購人員收受回扣。如有收受回扣，一經查證，除全額追繳回扣款項外，將視情節輕重進行嚴肅處理。

第十條採購物資進廠後，採購人員必須嚴格按照要求辦理物資入庫手續，具體要求如下：

1.原糧入廠，由磅房辦理入庫手續，打印電子入庫單，入庫信息錄入電腦。

2.輔助材料、包裝物由倉庫保管辦理收庫手續，填制一式三聯入庫單，一聯交客户辦理髮票入賬手續。

3.五金電器、修理用備件由五金庫保管辦理入庫手續。

4.採購經辦人要認真填寫採購物資發票入賬單，詳細填寫所購物資名稱、數量、金額、供貨單位等要素。程序如下：

經辦人填制發票入賬單保管員根據收貨情況簽字確認部門經理審核會計審核發票合法性總經理簽字准予入賬財務掛賬作為日後付款的依據。

第十一條物資採購付款原則上採取先入賬後付款的制度，特殊情況下需預付款的單位，經董事長或總經理批准，可以辦理採購預付款手續。

第十二條採購付款實行審批制度，執行兩條線管理形式，即發票入賬和籤批付款兩條線分步進行的形式。具體程序如下：

1.物資採購一律由採購人員辦理髮票入賬手續後，方可進行申請付款審批。否則財務有權不予批准付款。

2.申請付款，由經辦人填寫轉賬匯款申請單，經財務審核、總經理批准後，方可到出納處辦理匯款。

經辦人填寫轉賬付款申請單部門經理簽字財務會計根據發票入賬情況審核總經理根據資金情況簽字出納辦理匯款

3.需要預付款的部門，直接填制轉賬匯款申請單，經財務審核、董事長或總經理簽字批准後可先辦理匯款手續，財務部據此掛賬，待發票來到後再由經辦部門辦理髮票入賬手續衝賬。

第十三條本制度從批准下發之日起執行，由財務部負責解釋。