財務檔案的管理制度3篇 財務檔案：完善管理，高效運營
財務檔案的管理制度是指為了保證財務數據的準確性、可靠性和安全性而建立起的一套規範和程序。有效的財務檔案管理制度能夠促進企業財務工作的高效運行，提高財務信息的整體質量，確保企業經營活動的合法性和合規性。
第1篇
為了加強公司財務檔案的科學管理，建立、健全會計檔案的管理制度，完善財務檔案管理工作，使其規範化、系統化，特制定本制度。
財務部負責檔案的整理、編號、調閲、借閲等，對財務會計檔案的安全、完整、保密負責，對於應當入庫保管的資料應及時入庫納入管理。
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計核算的資料，它是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據。
包含會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。
會計憑證是記錄經濟業務，明確經濟責任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證彙總表、記賬憑證、記賬憑證彙總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款餘額調節表等。
會計賬簿是一定格式、相互聯結的賬頁組成，以會計憑證為依據，全面、連續、系統地記錄各項經濟業務的簿籍。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助記備查簿等。
會計報表是反映企業財務狀況和經營成果的總結性書面文件，有主要財務反映指標快報，月、季度會計報表、中期會計報表、年度會計報表。包括資產負債表、損益表、現金流量表、會計報表附表、附註、財務情況説明書等。
其他會計核算資料屬於經濟業務範疇，與會計核算、會計監督緊密相關的，由財務部門負責辦理的有關數據資料。如：經濟合同、財務數據統計資料、財務清查彙總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊等。會計電算化存貯在磁盤上的會計數據、程序文件及其他會計資料均應視同會計檔案管理。
會計檔案的裝訂：會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。會計憑證的裝訂，一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證按年分月妥善保管。
（1）分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全；
（2）摘除憑證內的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要摺疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閲保持數字完整；
（3）整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金髮放單是否隨附齊全；
（1）裝訂儘可能縮小所佔部位，使記賬憑證及其附件保持儘可能大的顯露面，以便於事後查閲。
（2）憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印製，封面規格略大於所附記賬憑證；
（3）裝訂憑證厚度一般為3釐米，裝訂牢固，美觀大方。
（1）每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數。
（2）在封面上編好卷號，會計憑證裝訂成冊後，裝入會計憑證檔案盒以便妥善保護。按編號順序入櫃，並要在顯露處標明憑證種類編號，以便於調閲。
（1）會計檔案室應選擇在乾燥防水的地方，並遠離易燃品堆放地，周圍應備有防火器材。
（2）會計檔案應放在專用的鐵皮檔案櫃裏，按順序碼放整齊，以便查找。
（3）會計檔案室內應經常保持清潔衞生，以防蟲蛀、防鼠咬。
（4）會計檔案室保持通風透光，並有適當的空間、通道和查閲的地方，以利查閲，並防止潮濕；
（5）設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閲記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；
（6）會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
（3）日記賬15年。其中：現金和銀行存款日記賬25年。
（5）固定資產報廢清理後固定資產卡片及清單保管5年。
（1）財務信息化會計檔案的涵義：財務信息化檔案指存儲在計算機、磁盤、光盤、打印出來的書面等形式的會計數據；會計數據是指科目體系、各類編碼、各種應用方案、記帳憑證、會計帳簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數據；
（2）財務信息化會計檔案的查閲、外借和拷貝必須經本單位財務負責人的批准，重要數據必須經總經理批准。重要數據是指對公司具有重大影響的數據。
（3）對財務信息化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。
（4）採用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由於磁性介質損壞，而使會計檔案丟失。
（一）財務人員因工作需要查閲財務檔案，須按規定順序及時歸還原處，若要查閲入庫檔案，必須辦理有關借用手續。
（二）公司所屬集團及下屬各單位若因公需要查閲財務檔案，須經本單位領導批准，經計劃財務部負責人同意，方能由檔案管理人員接待查閲。
（三）外單位人員因公需要查閲財務檔案時，應持有單位介紹信，經計劃財務部負責人同意後，方能由檔案管理人員接待查閲，並由檔案管理人員詳細登記查閲財務檔案人的工作單位、查閲日期、財務檔案名稱及查閲理由。
（四）借閲會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得塗改抽換、攜帶外出或複製原件（如有特殊情況，須經領導批准後方能攜帶外出或複製原件），並限期歸還。
（五）由於會計人員的變動或會計機構的改變等原因，財務檔案需要轉交時，須辦理交接手續，並由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
（1）會計檔案保管期滿，需要銷燬時由檔案部門提出銷燬意見，會同財務部門共同鑑定、編造會計檔案銷燬清冊，經公司領導審查，報請上級主管單位批准後方可予以銷燬。
（2）會計檔案保管期滿，但其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務時為止；建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷燬。
（3）銷燬檔案前，應按會計檔案銷燬清冊所列的項目逐一清查核對；由財務部和行政部共同派員監銷，會計檔案銷燬後經辦人在“銷燬清冊”上籤章，註明“已銷燬”字樣和銷燬日期，以示負責，同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領導，一份歸入檔案備查。
第2篇
根據財政部、國家檔案局關於印發《會計檔案管理辦法》的通知的規定，為了加強公司財務會計檔案的科學管理，建立、健全會計檔案的管理制度，保證會計檔案妥善有序存放、方便查閲、嚴防毀損、散失和泄密，完善財務檔案管理工作，特制定本制度。
本制度用於財務部檔案的管理。預算、計劃、制度等文件材料，執行文書檔案管理規定，不適用本制度。
財務部負責檔案的整理、編號、歸檔、調閲、借閲等，對財務會計檔案的安全、完整、保密負責，對於應當入庫保管的資料應及時入庫納入管理。
包含會計憑證、會計賬簿、會計報告以及其他會計核算資料等四個部分。
1、會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，彙總憑證，其他會計憑證;
2、會計賬簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產卡片，輔助帳簿，其他會計帳簿;
3、財務報告類：包括月度、季度、年度財務報告，會計報表、附表、附註及文字説明，其他財務報告;
4、其他類：銀行存款餘額調節表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷燬清冊，以及有關的電子數據和相應軟件資料。
1、會計檔案的整理立卷：會計年度終了後，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的.整理一般採用“三統一”的辦法，即：分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一，並分門別類按各卷順序編號。
1)、分類標準統一。一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他;
2)、檔案形成統一。案冊封面、檔案卡夾、存放櫃和存放序列統一;
3)、管理要求統一。建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序彙編裝訂成冊。
會計憑證每月裝訂一次，按年分月妥善保管歸檔。會計憑證裝訂前應準備的工作：
1)、分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全; 2)、按憑證彙總日期歸集確定裝訂成冊的本數;
3)、摘除憑證內的金屬物，對大的張頁或附件要摺疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以翻閲保持數字完整;
4)、整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。檢查附件有否漏缺，如：領料單、入庫單是否隨附齊全;
a、裝訂時儘可能縮小所佔部位，使記賬憑證及其附件保持儘可能大的顯露面，以便於事後查閲;
b、憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印製，封面規格略大於所附記賬憑證;
c、裝訂憑證厚度一般為3釐米，裝訂牢固，美觀大方。
a、每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章;
b、在封面上編好卷號，按編號順序入櫃，並要在顯露處標明憑證種類編號，以便於調閲。
各種會計賬簿年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，賬簿應按時整理立卷。賬簿裝訂的基本要求：
1)、首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各賬户是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續;
2)、然後按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬户目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂，活頁賬簿裝訂要求：
a、保留已使用過的賬頁，將賬頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，加上封面、封底，裝訂成冊;
b、多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起。
3)、在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人(經辦人)簽章;
a、會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁的現象;
b、封面應齊全、平整、並註明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分户明細賬;
c、會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
1)、每年形成的會計檔案，由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。在會計年度終了後，可暫由本會計部門保管一年。期滿之後，由會計部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統一保管;
2)、移交檔案部門保管的會計檔案原則上應該保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案部門應當會同財務部和經辦人共同拆封整理，以分清責任。
1)、會計檔案的保管期限分永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年、共5類(詳見附表一)，保管期限從會計年度終了後的第一天算起;
2)、會計檔案室的要求:應選擇在乾燥防水的地方，並遠離易燃品堆放地，周圍應備有防火器材;室內應經常保持清潔衞生，以防蟲蛀、防鼠咬;保持通風透光，並有適當的空間、通道和查閲的地方，並防止潮濕;
3)、會計檔案應放在專用的鐵皮檔案櫃裏，按順序碼放整齊，以便查找;
4)、設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閲記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密;
5)、使用電子計算機進行會計核算的，應當保存打印出來的紙質會計檔案，使用磁盤、光盤等磁性介質保存會計檔案，應報財政局備案。會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。 6、會計檔案的借閲
1)、會計檔案為本公司所用，原則上不得借出。本公司人員需要檔案資料，在登記報批後由檔案管理人員陪同翻閲或者複印;
2)、外部借閲會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經會計主管人員和公司領導批准後，方可辦理借閲手續;由檔案部門建立健全會計檔案查閲、複製、登記制度;
3)、借閲手續：借閲人應認真填寫檔案借閲登記簿，將借閲人姓名、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚;
4)、借閲會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得塗改抽換、攜帶外出或複製原件(如有特殊情況，須經領導批准後方能攜帶外出或複製原件)。
1)、會計檔案保管期滿，需要銷燬時由檔案部門提出銷燬意見，會同財務部門共同鑑定，編制會計檔案銷燬清冊(註明名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容)，經公司總經理審批簽署意見，報請上級主管單位批准後方可予以銷燬;
2)、銷燬會計檔案時，由檔案部門和財務部共同派員監銷。在銷燬前清點所要銷燬的會計檔案;銷燬後，經辦人應在會計檔案銷燬清冊上簽名蓋章;註明“已銷燬”字樣和銷燬日期，以示負責，同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報公司領導，一份歸入檔案備查;
3)、會計檔案保管期滿，但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，應當單獨抽出另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷燬清單和會計檔案保管清冊中列明;
4)、在建設期間的會計檔案，不得銷燬。六、本制度解釋權歸本公司財務部。
第3篇
一、酒店財務會計檔案包括會計憑證、會計帳簿、會計報表、會計文件和其他有保存價值的資料;
二、會計經理每年對酒店財務會計檔案按種類、分年度裝訂成冊,並在封面上記載檔案內容、時間、頁數、編號予以歸檔;
三、財務會計檔案須按國家《會計檔案管理制度》的規定時間進行保管。
四、財務會計檔案未經總經辦批准不得外借,內部借閲須經財務總監批准並辦理相關借閲登記手續。
五、財務部的管理人員因工作變動,需辦理檔案移交手續,監交人、移交人和接收人須在移交清單(冊)上籤認。
六、財務會計檔案保管期滿需銷燬時,會計經理須提交書面銷燬意見及需銷燬的會計檔案清冊,經財務總監審核,呈報總經辦批准後執行。銷燬時,由會計經理與總經辦指定人員共同銷燬,並在銷燬清冊上簽名及加蓋公章。
