客户檔案管理制度8篇 "建立高效客户檔案管理制度，助力企業發展"

客户檔案管理制度是企業中重要的一環，它管理了客户的基本信息、交易流水、服務記錄等關鍵信息，為企業提供了重要的資料基礎。完善的客户檔案管理制度可以幫助企業更好地瞭解客户需求，提供更準確的服務，提升客户滿意度和忠誠度，也有利於企業拓展市場、進行銷售等方面的工作。

第1篇

1、及時上行下達客户與管理中心之間的知會、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真登記並製作各種表格，發給相關客户的文件應做到誰接收誰簽字，誰放放誰簽字，並做好歸檔整理工作。

3、做好與客户有關各類文件的檔案管理工作，並定期整理，以備隨時查詢及跟進;

4、接聽客户投訴，做好相關記錄，並及時解決投訴問題;

5、聽客户工程報修電話，認真填寫維修單，及時聯繫修復。

客户檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客户檔案包括以下的資料:

11、客户單位有關的工程檔案及施工方的相關資料(二次裝修工程有關資料)

1、歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨筆等書寫材料。

3、所有同租户有關的各種事項均應填寫清楚，存入租户檔案內。

5、檔案內文件按簽發日期的先後順序保存，並建立詳細目錄，以便日後查閲。

6、所有租户(企業資料)與管理公司及相關單位書面往來文件均需存入租户檔案，不得遺漏。

7、檔案的接收、轉移、外借必須履行登記手續，借出檔案須在規定時間內歸還。

1、如有任何文件無需繼續存放，需做銷燬處理，不可隨意亂丟。

2、保密文件(如租户檔案等)應使用碎紙機處理，如是普通文件且文件較多，應撕毀後處理。

3、所有存檔的文件均應定期進行檢查，以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現。

第2篇

1]及時上行下達客户與管理中心之間的知會、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真登記並製作各種表格。

3]做好與客户有關各類文件的檔案管理工作,並定期整理,以備隨時查詢及跟進;

客户檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔、保管及使用四個環節。一般客户檔案包括以下的資料:

11]將客户資料分户進行保管,並由專人負責。如遇特殊情況需翻閲客户資料,須經物業經理批准後方可查閲。

12]物業員工應嚴守保密制度,不準將客户資料與信息泄露他人。

第3篇

2.客户資料按單元號一户一檔建立，按樓層統一存放在客户檔案文件櫃內。

3.每個客户檔案內由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客户加班等申請單等組成，退租客户的資料須及時裝訂另存。

4.每個客户檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。

5.客户檔案的標牌須與檔案內現客户的公司名稱吻合。

6.客務部每年整理一次退租客户檔案，對已裝訂好的退租客户資料打印目錄後按樓層裝入文件盒內存放。

7.客户檔案查閲可向客務主管借出，經客務部經理批准後在客務部辦公室閲覽。

8.原始客户檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經客務部經理同意方可修改。

9.客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設置客户檔案管理系統，將客户各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。

為做到客户服務部與客户的良好溝通，掌握客户的人員構成、公司性質、物業費交納情況等，有必要建立一套綜合的客户信息系統，而客户檔案可以協助客户服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客户信息並管理好這些信息，特建立此制度。

客户檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。

12. 客户單位有關的工程檔案（與二次裝修工程有關資料）與工作程序

1. 及時上行下達客户與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記並製作各種表格。

3. 做好與客户有關各類文件的檔案工作，並定期整理，以備隨時查詢及跟進；

第4篇

為了提高客户資料的有效性和利用率，加強客户資料管理，做好客户服務品質提升和客户關係維護的基礎工作，提升客户滿意度和忠誠度，使公司對客户的管理規範化、有效化，保證穩定開展，特制訂本客户資料管理辦法。

1、公司已合作客户（老客户）、未合作客户、潛在客户、流失客户等客户資料都納入本管理辦法範圍。

2、客户資料的管理包括客户資料的收集、整理、查閲、分析等方面。

3、公司客户為與公司有業務往來的供應商和經銷商及合作的重點客户、品牌客户。

1、公司信息部負責公司所有客户基本信息的彙總、整理。

a、客户基本資料的收集是業務拓展的基礎，也是客户資料管理的第一步。客户基本資料的收集主要由市場人員完成，市場人員要熟練掌握各種客户資料收集的有效方法，積極主動的收集客户信息。

b、客户基本信息包括客户的企業名稱、地址、所有者（法人代表）、成立時間、企業性質、所屬行業、註冊資料、聯繫人、聯繫方式（電話、傳真、郵箱）等方面。

c、對經銷商、重點/品牌資料要在erp中規範管理。建立必要的信息系統，如客户性質/客户合作年限/經營品牌/信用評估/財務狀況/人員狀況等。

1）、每發展、接觸一個新客户，均應建立客户檔案户頭；

2）、客户檔案適當標準化、規範化，摸清客户基本信息，如客户名稱、法定代表人或不夫代表、地址、郵編、電話、傳真、經營範圍、註冊資本等。

3）、建立客户特徵資料，客户特徵資料包括企業規模（營業額、員工人數）、採購決策特徵、具體需求、決策者個人信息（愛好或偏好、生日等）、業務發展趨勢等。

1）、客户單位的重大變動事基、與本公司的業務交往，均須記入客户檔案；

2）、對客户單位的重大變動事項、與本公司的業務交往，均須記入客户檔案；

4）客户在財務上的開户、更改户名需提供紙製申請，並做好檔案記錄（銷售中心及財務部存檔，公司erp做好記錄和分類，及時和相關人員溝通，並做好記錄）

客户與競爭對手合作信息（合作方式、交易額、付款方式）、客户與公司歷史交易信息（合作方式、交易額、付款方式、合同編號、流失原因）等。

四、公司各部門與客户接觸的重大事項，均須報告信息部（除該業務保密外），不得侷限在業務人員個人範圍內。

五、員工調離公司時，不得將客户資料帶走，其業務部門會同信息部將其客户資料接收、整理、歸檔。

六、建立客户信息查閲權限制，未經許可，不得隨意調閲客户檔案。

1、接待客户，按公司對外接待辦法處理以及招待費用管理辦法進行審批接待。

2、與客户的信函、傳真、長話交往，均應按公司各項管理辦法記錄在案，並整合在客户檔案內。

3、對一些較重要、未來將發展的新客户，公司要有兩個以上的人員與之聯繫，並建立聯繫報告制。

4、負責與客户聯繫的員工調離公司時，應由公司及時通知有關客户，產指派其員工頂替調離員工迅速與客户建立聯繫。

本客户資料管理辦法由公司銷售中心解釋、補充，經總經理批准頒行。

第5篇

2.根據業務員反饋的客户資料經市場監察人員核實後，據《客户檔案管理制度》建立客户桂案。

4.根據信息反饋管理人員及市場監察人員、業務員提供的資料及時更新客户檔案。

5.客户檔案評估，及時、準確向市場部經理提供依據(或:非現款交易方式應經歷“簽字”程序)。

第6篇

本部門的主要任務就是'服務'。只有健全客户檔案才能準確、及時地為客户服務。

2.1及時上行下達客户與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記並製作各種表格。

2.2做好與客户有關各類文件的檔案工作，並定期整理，以備隨時查詢跟進;

客户檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客户檔案包括以下的資料:

第7篇

為加強檔案管理制度，規範日常檔案管理，有效利用客户檔案信息開發銷售和服務市場，鞏固和提高用户滿意度，根據上海大眾斯柯達廠方檔案管理要求及數據管理規定，特制定《客户檔案管理制度》作為標準，遵照執行。

包括由本公司銷售的整車用户檔案和到本公司維修的售後用户檔案，其中維修的售後用户檔案包括由本公司銷售的新車用户後期轉到維修服務部門的車輛用户檔案和非本公司售車的它店用户到店維修的車輛用户檔案。

1、所有銷售的整車用户檔案以及售後維修的車輛用户檔案，均分為書面形式的紙質檔案和電子信息形式的電子檔案。

2、按照上海大眾廠家要求，客户關愛部設立檔案管理人員管理本公司的用户檔案。

3、所有車輛用户檔案實行一車一檔，使用統一標準的用户檔案袋。

4、客户關愛部應配置保存用户檔案的檔案櫃等專用設施，書面用户檔案必須存放於專用檔案櫃中，嚴格按照《檔案保密制度》進行管理；電子檔案應設置相應的用户名和密碼等，防止被他人盜用、竊取、破壞。

5、對於移交的銷售新車用户檔案及售後維修檔案，客户檔案管理員應建立《用户檔案簽收薄》，每日將銷售部和服務部轉交的書面用户檔案信息進行登記，存放到相應的用户檔案袋內，同時建立相應的電子信息檔案。

6、對於需借閲用户檔案的部門及人員必須嚴格按照《檔案借閲制度》進行管理，確保用户檔案的信息資料和維修憑證齊全。

1、客户關愛部是本公司用户檔案的組織管理和責任部門，對本公司用户檔案的形式、內容、建立、維護、更新、保管、使用、安全和保密等工作承擔組織、指揮、管理職責和後果責任。本公司相關部門應按本辦法規定服從、配合客户關愛部完成用户檔案管理的相關工作。

2、銷售部是銷售用户檔案的建立、補充、維護、更新的責任部門，銷售總監包含銷售經理是本部門銷售用户檔案的管理責任人，負有組織、檢查、監督、改善的職責，對用户檔案的完整性、準確性和及時移交、補充完善承擔責任。

3、售後部是維修用户檔案的承接、建立、補充、維護、更新、完善的責任部門，服務總監包含服務經理是維修用户檔案的管理責任人，負有組織、檢查、監督、改善的職責，對用户檔案的完整性、準確性和及時移

四、用户檔案管理的移交管理及具體流程

1、 新車檔案由銷售部在銷售車3個工作日內交於客户關愛部客户檔案管理員。銷售部檢查——交接雙方在《用户檔案簽收薄》簽字確認，如資料不齊時需註明——客户檔案管理員在收到檔案後進行檢查——複印及掃描——原版放進檔案櫃——填充《客户檔案電子版》。新車檔案構成：

1）綠卡：包括客户名稱、聯繫人、聯繫手機及電話（座機需加上區號）、聯繫地址等信息）

4）身份證複印件（需兩面）或組織機構代碼證複印件

2、 售後檔案由售後服務部在交車1個工作日內交於客户關愛部客户檔案管理員。服務顧問檢查——交接雙方在《用户檔案簽收薄》簽字確認，如資料不齊時需註明——客户檔案管理員在收到檔案後進行檢查逐—複印掃描——原版放進檔案櫃——填充《客户檔案電子版》。具體資料構成：

1） 小修車輛資料檔案：接車單、任務委託書、結算單（增項單、試車表、定損單、對應項目專用工具檢查數據、估算單）、12項免費檢查表

2） 首保車輛資料檔案：接車單、任務委託書、結算單、首保卡複印件、12項免費檢查表

3） 保養車輛資料檔案：接車單、任務委託書、結算單、12項免費檢查表

4） 大修車輛資料檔案：接車單、任務委託書、結算單、試車單、估算單、12項免費檢查表

5） 索賠車輛資料檔案：接車單、任務委託書、結算單（備件發票複印件、試車單、損壞零件及車輛信息照片、測試及故障報告、對應項目專用工具檢查數據）、12項免費檢查表

1、銷售顧問超過交車後3個工作日上交檔案者，罰款50元/車次。

2、銷售顧問移交的檢查類檔案，無用户簽名（或簽名錯誤），罰款20元/項。

3、服務顧問每次接修時未核對、明確當次進廠的聯繫人及其唯一聯繫方式者，罰款50元/車次。

4、服務顧問未在交車後一個工作日內移交或完善補齊全套檔案者，罰款50元/車次。

5、服務顧問移交的書面紙質用户檔案不完整、錯誤、不符合要求者，罰款20元/項，其中無用户簽名（或簽名錯誤）罰款50元/項，無內部人員簽名（或簽名錯誤）罰款20元/項。

6、銷售顧問一月內累計用户檔案違規受處罰2次者，在第2次違規起罰款翻倍；服務顧問一月內累計用户檔案違規受處罰3次者，在第三次違規起罰款翻倍，並可視情況將當月績效工資實行10%—30%的扣罰。

7、檔案遺失：因未及時整理、維護用户檔案，或是因未嚴格執行用户檔案借閲規定，造成用户檔案遺失、毀損的，另罰款20元/件。

8、針對各部門檔案上交及時率和完整率，將此數據納入部門負責人績效考核比當中。

10、檔案管理員在執行中遇違規問題應責令相關人員立即改正，如其未在一個工作日內改正的，視同再次違規，可予以同額同等再次處罰，以此類推，直至改正。

六、本辦法由客户關愛部負責執行和解釋，並可根據上海大眾斯柯達及公司的相關新的規定（變更）進行相關修訂和解釋。

1、本制度由客户關愛部制訂並負責解釋，經總經理批准後施行，修改時亦同。

2、本制度施行後，凡既有的類似規章制度自行終止，與本制度有牴觸的規定以本制度為準

第8篇

為做到客户服務部與客户的良好溝通，掌握客户的人員構成、公司性質、物業費交納情況等，有必要建立一套綜合的客户信息系統，而客户檔案可以協助客户服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客户信息並管理好這些信息，特建立此制度

客户檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。

12.客户單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)與工作程序

1.及時上行下達客户與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記並製作各種表格。

3.做好與客户有關各類文件的檔案工作，並定期整理，以備隨時查詢及跟進;