文件管理制度8篇 如何建立高效的文件管理制度：從組織到保管的全方位指南

文件管理制度是指在公司或組織內，為了規範文件的製作、傳遞、保存等流程而制定的一系列規章制度。它需要全面、周密地規定文件的收取、錄入、分發、存儲、保密等內容，以確保文件的規範管理，提高工作效率和管理水平。

第1篇

一、病房護士長負責醫療文件的'管理，護長不在時，由當班護士負責管理，各班人員均需按管理要求執行。

二、住院期間的醫療文件要求存放有序，病歷中各種表格均應排列整齊，不得撕毀毀，塗改或丟失，病歷用後必須歸還原處。

三、病人不得自行攜帶病歷出科室，外出會診或轉院時攜帶病歷摘要。

四、病人出院或死亡後，病歷次序按規定排列，一週內送病案室保留管理。

五、病房交接班記錄，必須按要求書寫，並妥善保管一年，以備查閲。

六、病房醫囑本的保存期限，按各醫院規定，一般不少於一年。

第2篇

一、公司員工必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的'齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規範化的要求。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便於查找，避免暴露或捆紮堆放。

2、文件櫃要保持整潔衞生，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告並做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

七、公司內部員工因工作需要查閲檔案資料，須報請公司領導批准，外單位人員要查閲、複印公司檔案，必須持單位介紹信並經本公司領導批准後，方可查閲；公司所有檔案一律不允許外借。

八、對於公司機密文件及檔案的管理，要有專櫃存放並單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

第3篇

3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發放及登記工作,並保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。

3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的`各類檔案。

3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發放審批工作。

3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷燬工作。

4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統計資料等。

4.1.3在專門業務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。

4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。

4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統性進行鑑定和驗收。

4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯繫,並進行科學分類、立卷和編號。

4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,並區分保管期限。

4.3.2存放檔案必須有專用櫃架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便於管理和查找。

4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改後的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,並在檔案資料盒內的面層上註明修改情況。

4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特製的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片櫃或防火資料櫃內。必要時採取複製、拷貝。

4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,並對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和複製,發現檔案發黴或蟲害要及時消殺。

4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閲檔案的權利和義務。

所借檔案不得隨意摺疊和拆散,不得對檔案隨意更改、塗寫;

4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由資料檔案員和借閲者當面核對清楚。

4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交後方可辦理調離手續。

4.5.1檔案鑑定工作由檔案鑑定小組負責進行,鑑定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業務管理人員組成,日常的鑑定工作由行政部資料檔案員負責。

對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作説明書等),並能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

4.5.4鑑定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

4.5.5鑑定中發現檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。

鑑定小組應列出需銷燬檔案的清單和撰寫銷燬報告分公司總經理審批,銷燬清單及報告要保存。

檔案銷燬時,由行政部經理進行監銷並在銷燬清冊上簽名。

4.5.7銷燬檔案資料時,要嚴格執行保密規定,對在銷燬檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關規定進行處理。

第4篇

確保對文件和資料(包括電子媒體方式形成的資料)進行規範、科學的管理。

適用xx嘉園管理處所有公文、資料的管理,包括公文、物業資料、業主/用户資料、財務資料等。

3.2客服中心負責所有公文、資料、書籍等的控制及歸檔管理工作。

a.行政文書:外來文件、內部文件、對外發文、外部來函、專業書刊、合同正本、備份軟盤、相關報紙。

d.業主/用户管理:業主/用户資料、裝修審批資料、服務協議、業主/業主/業主/用户變更情況等。

e.工程技術、設施設備管理:竣工驗收資料(圖紙、説明書、質量保證書、公共設施設備驗收資料)、建築物使用功能改造及結構變更資料、房屋及公用設施修繕養護資料(大、中修年度計劃、預算、審批、執行、驗收等記錄)、接管驗收資料、功能結構改造及重點部位的維修資料、設施設備管理及技術資料、產權基本資料、設備運行維護保養資料。

f.管理資料:為業主/用户提供服務所需的文件,如政府部門或上級管理機構發佈的各類法律、法規、條例,須引用或參考的標準等外來文件,以及業主/業主/用户提供的圖樣和技術要求、詳細的工作文件等。

a.歸檔時必須進行認真查驗,並辦理交接登記手續,同時必須確保文件資料的完整性、系統性、準確性和真實性。

b.歸檔的文件屬自有文件或經濟文件必須是原件,在特殊情況下可使用複印件,但必須附上説明。

c.歸檔文件必須進行科學分類、立卷(格式見標識一)和編號,檔案目錄應編制案卷目錄、卷內目錄。

a.資料在排列上架時,應按照類別和保管單位的次序,自左而右,自上而下地排列,以便於管理和查找。

c.膠片、底片、光碟等特殊資料需用特製的密封盒或專用卷盒。

d.每年年底進行一次對庫存檔案的清理、核對和保管質量檢查工作,對破損或變質檔案要及時進行修補和複製。

a)財務資料除主任外,非財務人員查閲財務檔案資料須經客服中心負責人及主任批准,財務人員因工作需要借閲的須經客服中心負責人批准。

c)查閲工程技術、設施設備檔案、業主/用户檔案、非工作範圍內的質量管理文件須由管理處負責人批准。

b.本管理處人員調閲超出權限,或涉及機密的`檔案資料時,應填寫《借閲申請單》,資料員按照閲檔批准權限辦理手續後借出並在《借閲登記表》上作好記錄。文書檔案只閲不借,科技檔案借出後20日內歸還,書籍45日內歸還,如需長期使用者,須歸還後辦理續借手續。

c.外借檔案資料不得隨意摺疊和拆散,嚴禁對檔案隨意更改、塗寫。服從檔案管理人員管理,在借閲範圍內借閲,僅供閲覽的檔案資料只在辦公室內查閲,不準攜帶回家。保密檔案閲讀後不允許相互泄露。

d.借出和歸還檔案資料時,應辦理清點、登記手續,由檔案管理人員和借閲者當面核對清楚。檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密,不得隱瞞不報,應立即寫出書面報告,並按情節追究當事人的責任。

a.通知、工作聯繫函、會議紀要:通知、工作聯繫函、會議紀要等主要是管理處、管理處、部門之間的文件聯繫。

b.對外發文(業主/用户):凡是對外的發文均代表管理處形象,因此對外發文必須由客服中心統一打印、編號,管理處主任審核同意後方能發放。

c.對外聯繫函:由相關部門起草,管理處負責人審批(重要事項)後發文。

d.外部來函:管理處外部來函統一由綜合部客服中心接收,客服中心留存外部來函的原件,複印件根據主任的批示意見轉發放給相關單位,同時做好籤收記錄;如有需要,客服中心應對批示的執行情況進行監督、檢查。

a.為便於掌握各業主/用户的基本情況,應建立一户一檔制,並實行電腦化管理。

b.業主/用户資料應包括樓層座號、業主姓名、業主/業主/用户姓名(是單位的還應有營業執照、法人身份證複印件等)、人員情況、緊急聯絡電話及聯絡人等。

c.業主/用户檔案建立後,需將所有的情況輸入電腦,以便及時查找,更新有關內容。

a.工程資料的管理分為文件檔案管理和電腦管理兩大類。所有的文件、資料均需按分類目錄建檔存放,同時圖紙等資料要在電腦或光盤上備份存儲,以方便調閲。

b.工程資料原則上不得借出。如確需借出,需辦理相關借閲手續,由管理處主任簽字,外借時間不得超過一週。

第5篇

為了規範安全生產文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今後工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。

本制度適用於與公司安全生產有關的文件檔案的管理。

2、各部門負責本部門文件檔案的管理，並負責監督檢查和考核；

3、各部門安全員負責本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，並適時將安全生產檔案上報公司安全職能部門備案。

（1）國家有關安全生產法律法規、標準規範及其它要求；

（2）上級主管部門安全生產文件、批覆文、領導指示材料及會議資料等；

（3）公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、住建指示材料等；

（5）各種安全活動記錄、安全管理台賬、事故報告、安全通報等；

（1）、文件資料應根據其相互聯繫、保存價值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用；

（2）、應根據文件資料的重要性，立案時間分永久、長期和短期三種，進行時間整理、分類歸檔；

（3）、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進行歸檔，統一保存；

（4）、各種文件資料按一定特徵進行排列和系統化，應層次分明、編寫頁碼、標定卷內文件資料目錄；

（5）、不同價值、不同性質的'文件資料應當區別管理，單獨立卷；

（1）、檔案應入架、科學排列，避免暴露和捆紮堆放；

（1）、文件資料檔案借閲，必須履行借閲手續，借閲檔案要注意保護，不得丟失、損壞、塗改，要如期歸還，到期不能歸還者，要説明情況，並辦理續借手續；

（2）、借閲的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人；

（3）、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，並在借閲登記本上註銷；

對於過期並失去保存價值的文件資料，經單位領導批准，可以定期銷燬，必要時做好銷燬記錄；

六、本制度由安保部制定並負解釋，自發布之日起實施。

第6篇

員工招募.........................................................4

考勤管理辦法...................................................8

休假管理辦法...................................................9

福利制度........................................................11

生育保險津貼制度...................................................13

困難補助金管理辦法.................................................15

離職管理辦法..................................................17

工作服與工作證管理規定.............................................19

用車管理制度..................................................20

衞生管理制度..................................................21

報刊雜誌的管理辦法.................................................22

工具、耗材領用制度.................................................23

辦公用品與日常用品管理.............................................24

一、為建立組織，健全制度，使公司各項管理制度、規範化、，特制訂本規定，凡本公司所屬員工都應遵守本規定。

二、本公司員工任用、擔保、工作時間、請假休假、出差、培訓、福利、考勤考核、獎懲、年資、離職等事項除國家有規定外，皆按本規定辦理。

三、本公司員工應團結友愛，忠於職守，遵守公司各項規章制度，服從各級主管人員的合理指揮與安排，不得陽奉陰違或敷衍塞責。

四、本公司員工應遵紀守法，努力學習科學文化知識，不斷提高自身修養。

五、本公司員工對內應認真工作，愛惜公物，減少損耗，提高業務水平和工作效率，對外應嚴守公司商業機密（公司的產品、圖紙、內部文件資料、贏利情況、銷售計劃、客户資料、工資福利等均屬公司機密）。

六、本公司員工應尊重公司信譽，除辦理本公司指定外，不得擅用本公司名義，嚴禁用公司名義在外招搖撞騙。

七、本公司員工對外接洽事項時（包括電話洽談），應態度謙和，特別注意文明用語，不得滿懷不滿情緒，有損害公司形象的行為。

八、本公司員工應遵守國家法律，嚴禁有酗酒鬧事，吸食毒品、賭博、拉幫結派等行為。

九、本公司員工應發揚團隊精神，心胸豁達，勤奮敬業，始終保持勤儉創業的精神。

十、本制度經行政會議通過後，試用實施，若試用期間有疑問，可向行政部以書面形式提出意見，再由行政部組織會議研究修訂，其他任何人員不得擅自修改。

為了開發人力資源，為公司注入新的血液，規範公司的.員工招募如下：

1、準備：各部門經理根據其工作需要進行人員編制或根據人力需求填寫人員增補單，經總經理批准後交行政部進行招聘。

2、本公司所需人員一律公開條件向社會公開招聘，以學識、品德、能力、經驗、體格適合於該工作崗位為聘用原則。公司內部人員也可以推薦，但必須按規定程序進行。

3、初試：應聘人員自備個人簡歷帶齊相關證件到行政部進行面試，技術人員、銷售人員需進行筆試。

3、複試：行政部面試後將其資料與筆試試卷一起交予部門經理再由部門經理和總經理統一安排時間對應聘者進行復試，再把最後結果通知行政部。

1、經複試合格的人員接到通知後，按其指定日期到行政部辦理入職手續，並繳相關證件（學歷證、身份證複印件各一份，照片兩張），由行政部統一安排崗前培訓。

4）品性惡劣，經其他公私營機構開除者（需有確鑿證據）。

1、經公司僱用的經濟管理（財務人員）或認定其職務有必要提供擔保者（倉庫保管員、安全保衞員等）必須於到職前辦理擔保手續（經濟擔保，本地有正當職業、固定收入、固定資產的人士擔保，合法有實力的團體擔保）。

1、本公司新進人員除特殊情況經總經理批准免予試用外，一律先經試用。

2、新進人員一般試用期為1－3個月，試用期表現特別優秀者，經直屬主管呈報上級核准可縮短試用期限，但至少不少於原試用期的一半；若在試用期表現不佳者，可當場予以辭退。

3、新進人員試用期滿後由行政部通知部門經理對其進行試用期考核，考核合格者由行政部辦理轉正手續；考核不合格者若有培訓潛能可考慮延長試用期（最長2個月），否則予以辭退，且不得提出異議。

第7篇

總則：為保證公司文件的完整，便於查找利用，做好收集、立卷、保管、借閲、統計、銷燬等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

適用範圍：適用於公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

公司需收集文件的範圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內容包括：

1、上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件；（主要收集部門：行政部）

2、上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）

3、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。（（主要收集部門：行政部）

4、會議文件，包括本公司重要會議形成的.文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部）

5、公司制訂的計劃、統計、預算、決算及工作總結；；（主要收集部門：行政部）

6、公司的請示與上級批覆文件（主要收集部門：行政部）

7、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（主要收集部門：行政部）

8、公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務部）

9、公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；

10、公司領導在公務活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協議、報告等；（主要收集部門：行政部）

11、公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務部、行政部）

12、公司成立、合併、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）

13、公司的歷史變革、大事記、年鑑、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）

14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）

15、公司幹部任免（包括備案）、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解僱（職）等工作及幹部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）

16、公司員工檔案轉移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）

17、公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務部、行政部）

18、公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）

20、公司營業執照、税務登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）

21、各項目完成後專業圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批覆稿件。（主要收集部門：曬圖室）。

文件立卷應根據其相互聯繫、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便於保管和利用。

（1）各專業都要建立健全個專業的文件、圖書等材料，由各部專業集中統一保管。

（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業務範圍及當年工作任務，編制文件材料的編號類別。

（3）文件承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理後歸檔。

（4）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯繫並進行系統的排列。

1、檔案必須入框上架，科學排列，便於查找，避免暴露或捆紮堆放。

2、膠片、照片、磁帶要專櫃密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或複製。

1、借閲檔案必須當面查點清楚，並辦理借閲手續。借閲的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、塗改，要如期歸還。

2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閲。

3、借閲時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要説明情況，辦理續借手續。

4、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，並在借閲登記簿上及時註銷。

5、凡需借閲、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批准，否則一律不準借閲、抄錄、複印。

經確定需銷燬的檔案，由檔案管理員編造銷燬清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久保存。

1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

第8篇

為加強公司職代會文件材料的收集、整理、歸檔，確保各類文件材料的完整，根據《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作業務建設規範》等有關規定，制定本規定。

1.公司工會職代會、工會換屆、辦公會等會議的文件材料;

(1)通知、名單、議程、報告、領導人講話、大會發言、提案、選舉結果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄、簡報及重要的照片、音像等文件材料;

10.工會管理規章制度、實施計劃、調研、報告、總結;

2.每年的2月底前，由工會專責整理後，移交公司檔案室。

3.實物檔案根據實際情況自收到實物之日起1個月內移交公司檔案室。

2.各種公文歸檔時，底稿應簽發齊全，必須有相關公司領導簽字、文件編號及用印。

3.歸檔的各種公文、統計年報等底稿及領導審改、閲批、簽發，應一律使用碳塑墨水或藍黑墨水的'鋼筆、黑色簽字筆書寫。禁止使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和純藍墨水筆。

4.歸檔的文件材料應字跡清晰、耐久，紙質應符合檔案保存要求。

5.在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、轉發件與原件等合併一件裝訂。

6.歸檔文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，批覆在前，請示在後;正件在前，附件在後;印件在前，定稿在後;其他文件材料依其形成規律或特點，按有關規定排列。

7.歸檔的材料必須按規定的格式逐件填寫文件歸檔目錄，所有目錄需錄入計算機，整理完畢後將紙質目錄及電子目錄一同移交公司檔案室。

8.有關歸檔文件材料的情況説明，應逐項填寫在備考表內，若無情況可説明，也應將歸檔人、審核人的姓名和時間填上，以示負責。備考表應放置盒內尾頁。

9.歸檔文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應託裱，書寫材料不符合要求或字跡已擴散的應複製並與原件一併歸檔。歸檔材料應使用不鏽鋼釘裝訂或三孔一線的方法裝訂。

10.榮譽檔案、音像檔案按照榮譽檔案、音像檔案歸檔要求執行。

11.歸檔文件移交時，必須將對應的電子文件一同移交。

12.歸檔時擬定移交清冊，一式兩份，分別在清冊上簽字或蓋章。